Servicebetrieb starten

Leistungen und Materialien anlegen

1. Gehe zu Stammdaten → Leistungen.
2. Klicke auf „+ Neu“ und gib der Leistung einen klaren Namen, z. B. „Treppenhausreinigung“, „Unterhaltsreinigung Büro“, „Hausmeisterrundgang“ oder „Wechselreinigung“.
3. Hinterlege Aufgaben (Checkliste). Diese Punkte haken deine Mitarbeitenden später in der App ab.
4. Unter Stammdaten → Materialien legst du Material an, das ihr verbraucht oder abrechnet.

In der Schulung Einsatz öffnen →

Mitarbeitende anlegen und zur App einladen

1. Gehe zu Stammdaten → Mitarbeiter und klicke auf „+ Neu“.
2. Trage Name, Personalnummer und Sprache ein (Deutsch, Englisch, Arabisch, Italienisch oder Slowenisch).
3. Hinterlege das Arbeitszeitmodell mit Arbeitszeit von/bis. Daraus entstehen der grüne Arbeitszeit-Bereich und die Auslastungsbalken in der Plantafel.
4. Optional: Team (z. B. „Team A“), Urlaubsanspruch, Qualifikationen und Dokumente mit Ablaufdatum. Läuft ein Dokument bald ab, erinnert Einsatz die Admins.
5. Schalte die App-Freigabe ein und schicke die Einladung. Die Person legt ihre PIN beim ersten Anmelden selbst fest.

In der Schulung Einsatz öffnen →

Kunden anlegen

1. Gehe zu Stammdaten → Kunden und klicke auf „+ Neu“.
2. Wähle Firma oder Privatperson. Beispiel: „Praxis Dr. Sommer“.
3. Trage Anschrift, Zahlungsziel und ggf. Skonto ein.
4. Lege Ansprechpartner an (Telefon, E-Mail, Haupt- oder Rechnungskontakt).
5. Braucht der Kunde eine E-Rechnung, trage die Art (PDF, ZUGFeRD oder XRechnung) und ggf. die Leitweg-ID ein.
6. Geht die Rechnung an eine andere Stelle, trage eine abweichende Rechnungsanschrift mit Rechnungs-E-Mail ein.

Gut zu wissen
Auf der Kundenseite siehst du die Karte „Objekte“: alle Objekte des Kunden, wohin deren Rechnung geht, aktive Aufträge und den nächsten Einsatz. Änderungen, die der Kunde im Portal gemacht hat, sind dort 14 Tage lang gelb markiert.

In der Schulung Einsatz öffnen →

Objekt anlegen

1. Öffne den Kunden und klicke in der Karte „Objekte“ auf „+ Objekt“.
2. Trage Objektart, Adresse und Lage ein (z. B. „WEG Lindenhof 14, Treppenhaus Haus A“). Der Objektname wird nach eurer Namensregel vorgeschlagen; ein eigener Name ist möglich.
3. Prüfe die Adresse genau. Die App prüft beim Einchecken per GPS, ob die Person am richtigen Ort ist.
4. Trage Weg und Zugang sowie Hinweise für Mitarbeiter ein. Schreibe keine Codes oder Passwörter hinein.
5. Optional: Räume anlegen. Hast du einen Raumplan als PDF oder Foto, kannst du ihn unter „Raumpläne & Raumbuch“ hochladen und die Räume erkennen lassen, falls die KI-Funktion in deiner Umgebung eingeschaltet ist. Prüfe die Tabelle immer, bevor du sie übernimmst.
6. Optional: Im Abschnitt Rechnung eine eigene Rechnungsanschrift für dieses Objekt hinterlegen. Rechnungen dieses Objekts werden dann getrennt erstellt.

In der Schulung Einsatz öffnen →

Auftrag mit dem Assistenten anlegen

1. Gehe zu Aufträge → Aufträge und klicke auf „+ Neu“. Der Assistent führt dich durch fünf Schritte:
2. Auftragsdetails: Kunde, Objekt, Startdatum. Fehlt der Kunde oder das Objekt, lege ihn direkt hier mit „+ Neuer Kunde“ oder „+ Neues Objekt“ an. Dein Zwischenstand bleibt erhalten.
3. Leistungen: Leistungen aus dem Katalog wählen, Aufgaben prüfen.
4. Abrechnung: je Leistung eine Abrechnungsposition: Typ (Leistung, Anfahrt, Material), Titel und Beschreibung für die Rechnung, Modell (Einmalig, Wiederholend oder Pro Einsatz), Menge (aus Zeiterfassung, Plandauer, fester Menge oder Eingabe), Einheit, Preis und Steuersatz.
5. Schichten & Einsätze: wiederkehrendes Zeitfenster festlegen (Wochentage, Rhythmus, Uhrzeit, Dauer) und Ausführende wählen. Die Tabelle zeigt dir die Auslastung je Mitarbeiter in der Startwoche. Mit „Plantafel ansehen“ prüfst du die Kapazität in einem neuen Tab.
6. Prüfen: Angaben kontrollieren und fertigstellen.

Du kannst ab Schritt 2 jederzeit „Als Entwurf speichern“ und später weitermachen.

In der Schulung Einsatz öffnen →

Auftrag aktivieren und Einsätze erzeugen

1. Öffne den Auftrag. Ein Entwurf zeigt oben den Hinweis mit „Auftrag aktivieren“.
2. Klicke auf „Auftrag aktivieren“.
3. Einsatz erzeugt die Einsätze aus den Schichten automatisch für die nächsten Wochen (Standard: 8 Wochen voraus). Feiertage werden berücksichtigt.
4. Hat der Auftrag noch keine Einsätze, zeigt die Auftragsseite „Schicht erstellen“ oder „Einzelnen Einsatz erstellen“.
5. Prüfe die Karte Abrechnungen. Ein roter Hinweis „Ohne Abrechnung“ heißt: Für diesen Auftrag entsteht keine Rechnung. In der Auftragsliste filterst du solche Aufträge über den roten Chip „Ohne Abrechnung“.

In der Schulung Einsatz öffnen →

App auf den Startbildschirm legen

iPhone (Safari):

1. Öffne den Link in Safari.
2. Tippe unten auf Teilen (Viereck mit Pfeil).
3. Tippe auf „Zum Home-Bildschirm“.
4. Tippe auf „Hinzufügen“.

Android (Chrome):

1. Öffne den Link in Chrome.
2. Tippe oben rechts auf ⋮.
3. Tippe auf „Zum Startbildschirm hinzufügen“ oder „App installieren“.
4. Tippe auf „Hinzufügen“.

In der Schulung Mitarbeiter-App öffnen →

Büro: Festlegen, was der Kunde sieht

1. Öffne in Einsatz die Einstellungen und dort die Karte „Kundenportal – was sieht der Kunde?“.
2. Lege getrennt für kommende und erledigte Einsätze fest, was sichtbar ist: Beginn, geplante Dauer, tatsächliche Uhrzeit, tatsächliche Arbeitszeit, Namen (Vorname oder voller Name), Anzahl Mitarbeitende, Leistungsnachweis, Fotos.
3. Speichere.

Standard: Der Kunde sieht nur den Beginn „ca.“ und die geplante Dauer, mit dem Hinweis „Schätzzeit, ±15 Minuten verkehrsbedingt“. Die Einstellung gilt auch für das Kalender-Abo.

In der Schulung Kundenportal öffnen →

Büro: Kunden zum Portal einladen

1. Öffne in Einsatz den Kunden, z. B. „WEG Lindenhof 14“.
2. Klicke in der Karte „Kundenportal“ auf „Personen einladen“.
3. Wähle Personen aus den Ansprechpartnern (mit E-Mail) oder trage weitere Personen ein.
4. Wähle je Person das Recht: „Alles“ oder „Einsätze & Objekte“.
5. Optional: Beschränke die Person auf bestimmte Objekte.
6. Sende die Einladung.

In der Tabelle der Portalzugänge siehst du später Rechte, Objekte, Status und letzte Anmeldung. Dort kannst du Rechte ändern, die Einladung erneut senden oder einen Zugang sperren.

In der Schulung Kundenportal öffnen →