Termine
Buchungsseite, Kalender, Besichtigungen
Wofür ist Termine?
Mit Termine buchen deine Kunden, Interessenten und Mietinteressenten selbst einen freien Termin bei dir – rund um die Uhr, ohne Telefonat. Typische Beispiele:
- Wohnungsbesichtigung
- Objektbesichtigung für ein Reinigungsangebot
- telefonisches Erstgespräch
- Vor-Ort-Termin beim Kunden
Termine ist nicht für Reinigungseinsätze, Gästebuchungen oder interne Aufgaben gedacht. Dafür gibt es eigene Apps.
Beispieladressen:
- Verwaltung:
termine.deinefirma.objektflow.de/admin - Buchungsseite für Kunden:
termine.deinefirma.objektflow.de(ohne Anmeldung)
Rollen und Rechte
| Wer | Was er oder sie darf |
|---|---|
| Admin | Alles, auch Zeiten und Kalender anderer bearbeiten, Team ansehen, Einstellungen, System |
| Team | Ist buchbar, pflegt eigenen Zeitplan, sieht und bearbeitet Termine, CSV-Export, E-Mails an Gäste, Terminarten verwalten (Standard – der Admin kann das ändern) |
| Kunden/Gäste | Buchen über die Buchungsseite ohne Anmeldung. Optional: Kundenkonto mit Anmeldelink per E-Mail, um eigene Termine zu sehen, zu ändern oder abzusagen |
Wer im objektflow Konto Zugang zu Termine hat, erscheint automatisch im Team und ist buchbar. Einladen, Rollen und Rechte vergibt der Admin im Konto, nicht in Termine. Die Team-Seite in Termine ist nur eine Übersicht mit Link ins Konto.
Erste Schritte
- Lass dich vom Admin im objektflow Konto für Termine freischalten (Rolle Team oder Admin).
- Öffne Termine über die Kachel im Konto.
- Pflege deinen Zeitplan: an welchen Tagen und zu welchen Uhrzeiten du buchbar bist.
- Verbinde deinen Kalender, damit belegte Zeiten nicht buchbar sind.
- Prüfe die vorhandene Beispiel-Terminart „Telefonisches Erstgespräch“ und passe sie an oder lege eine neue an.
- Teile den Link zur Buchungsseite mit deinen Kunden.
Aufgaben Schritt für Schritt
Terminart anlegen
- Öffne in der Verwaltung die Terminarten und lege eine neue an.
- Gib Name, eigene Adresse (z. B.
/wohnungsbesichtigung), Beschreibung, Dauer und Farbe ein. - Wähle den Ort: vor Ort (feste Adresse), beim Kunden (Adresse wird abgefragt), wir rufen an, Gast ruft an, Videogespräch oder eigener Text. Mehrere Orte zur Auswahl sind möglich.
- Wähle, wer den Termin übernimmt: eine Person, Round Robin (gleichmäßig verteilt) oder gemeinsam (alle müssen frei sein).
- Lege Regeln fest: Startzeiten-Raster, Puffer davor und danach (z. B. für Anfahrt), Mindestvorlauf, wie weit im Voraus buchbar, höchstens Termine pro Tag oder Woche, bis wann Umbuchen und Absagen erlaubt ist.
- Optional: Fragen an den Gast (Text, Auswahl, Häkchen, Zahl, Datum; Pflicht oder freiwillig).
- Optional: Bestätigung durch uns – dann ist eine Buchung erst eine Anfrage.
- Schalte die Terminart online. „Versteckt“ heißt: nur über den direkten Link buchbar.
Tipp: Für jede Wohnung eine eigene Besichtigungs-Terminart anlegen. Einfach eine bestehende kopieren und die Adresse ändern.
Verfügbarkeit pflegen
- Öffne deinen Zeitplan.
- Trage je Wochentag deine Zeiträume ein. Mehrere Zeiträume pro Tag sind möglich, z. B. 08:00–12:00 und 13:00–16:00.
- Trage abweichende Tage und Urlaub ein.
- Übernimm Feiertage per Klick (aktuell für Baden-Württemberg).
- Prüfe in der Vorschau der nächsten 14 Tage, welche Zeiten buchbar sind.
Kalender verbinden
Outlook (Microsoft 365) direkt:
- Öffne in Termine den Bereich Kalender.
- Wähle Mit Microsoft anmelden (persönlich) oder – wenn dein Admin die Firmenverbindung eingerichtet hat – die Verbindung über die Firma.
- Ab jetzt sieht Termine deine belegten Zeiten sofort. Neue Buchungen stehen direkt in deinem Outlook-Kalender.
Einträge mit „Frei“ blockieren nichts, „Mit Vorbehalt“ blockiert. Damit eine ganze Firma verbunden werden kann, klickt ein Microsoft-Administrator deiner Firma einmal Microsoft 365 für die ganze Firma freigeben.
Google, iCloud oder andere Kalender: Trage den Kalender-Link (ICS) im Bereich Kalender ein. Belegte Zeiten werden regelmäßig abgerufen (etwa alle 15 Minuten).
Link teilen oder auf der Website einbinden
- Kopiere den Direktlink einer Terminart oder den Link zur Übersicht aller Terminarten.
- Für deine Website: Nutze den Einbettungs-Code (Iframe) oder den Popup-Knopf (z. B. für WordPress oder Wix).
- Für einen einzelnen Kunden: Erstelle einen Einmal-Link. Er gilt für genau eine Buchung und läuft nach 7 bis 30 Tagen ab.
- Tipp: Mit vorausgefüllten Links (
?name=…&email=…) muss der Kunde weniger tippen.
Telefonisch vereinbarten Termin eintragen
- Klicke in der Übersicht auf Termin eintragen.
- Wähle Terminart, Datum, Uhrzeit und Gast.
- Lege fest, ob der Gast eine Bestätigung bekommt.
- Speichere. Das geht auch außerhalb deiner normalen Zeiten.
Anfragen bestätigen, verschieben oder absagen
- Öffne die Übersicht. Reiter: Anstehend, Anfragen, Vergangen, Abgesagt.
- Bei einer Anfrage: Bestätigen oder Ablehnen.
- Bei einem Termin: Verschieben (auch ohne Prüfung der Verfügbarkeit) oder Absagen mit Grund.
- Ist der Gast nicht gekommen: als nicht erschienen markieren.
- Interne Notizen kannst du jederzeit ergänzen. Der Gast sieht sie nicht.
E-Mail an den Gast schreiben
- Öffne den Termin.
- Nutze die Karte E-Mail an ….
- Schreibe deine Nachricht und sende sie. Sie geht von deiner persönlichen Adresse raus, wenn diese im Konto hinterlegt ist, sonst von der Termine-Adresse.
- Die Nachricht steht danach im E-Mail-Verlauf des Termins.
Gruppentermin mit Warteliste anlegen
- Lege eine Terminart an und trage die Zahl der Plätze ein (z. B. Sammelbesichtigung mit 4 Plätzen).
- Optional: Anzeige „x Plätze frei“ ein- oder ausschalten.
- Optional: Begleitpersonen erlauben (Name + E-Mail; sie bekommen eine eigene Bestätigung).
- Ist der Termin voll, können sich Gäste auf die Warteliste setzen. Wird ein Platz frei, bekommen Wartende automatisch eine E-Mail.
Terminabstimmung starten
- Öffne Abstimmungen und lege eine neue an.
- Trage mehrere Terminvorschläge ein.
- Verschicke den Link an alle Teilnehmenden. Sie stimmen mit ja, vielleicht oder nein ab.
- Wähle das Ergebnis und klicke auf Festlegen. Der Termin wird für alle angelegt.
Weiterleitungsformular nutzen
- Lege ein Weiterleitungsformular mit einer Frage an, z. B. „Worum geht es?“.
- Ordne jeder Antwort eine Terminart oder eine Adresse zu.
- Teile den Formular-Link. Der Kunde landet automatisch bei der passenden Terminart.
Übersicht filtern und exportieren
- Filtere die Übersicht nach Person, Terminart, Zeitraum oder Suchbegriff.
- Klicke auf CSV-Export, um die Liste in Excel zu öffnen.
- Unter Kontakte siehst du alle Gäste mit Anzahl Termine und letztem Termin – auch als CSV.
Tipps für den Alltag
- Puffer einplanen: Bei Terminen vor Ort Puffer davor und danach für die Anfahrt setzen.
- Erinnerungen nutzen: Gäste bekommen Erinnerungen (z. B. 1 Woche oder 1 Stunde vorher). Das senkt Ausfälle.
- Folge-E-Mail: Einige Stunden nach dem Termin automatisch „Danke“ schicken. Platzhalter wie {name}, {termin}, {datum}, {firma} helfen.
- Morgens die Tagesübersicht lesen: Das Team bekommt eine Übersicht der Termine des Tages.
- Abo-Kalender: Jede Person kann alle ihre Buchungen als Kalender-Abo ins Handy holen.
- Datenschutz: Vergangene Termine werden nach 24 Monaten automatisch gelöscht. Im Buchungsformular gibt es einen Einwilligungstext.
- Testmodus: Ist der E-Mail-Testmodus an, gehen keine Mails an Kunden. Vor dem Start ausschalten.
Häufige Fragen
Wie melde ich mich in Termine an?
Termine hat keine eigene Anmeldung. Du meldest dich im objektflow Konto an (z. B. konto.deinefirma.objektflow.de) und öffnest Termine über die Kachel. Rufst du die Verwaltung direkt auf, wirst du zur Konto-Anmeldung geleitet und danach zurückgebracht. Passwort vergessen? Nutze „Passwort vergessen?“ auf der Konto-Anmeldeseite.
Ich bin im Team nicht buchbar oder fehle in der Team-Liste. Warum?
Im Team erscheint nur, wer im objektflow Konto Zugang zu Termine hat. Wende dich an deinen Admin: Er gibt dir im Konto unter Personen → Zugänge und Rollen die Rolle „Team“ oder „Admin“ für Termine. Danach erscheinst du automatisch im Team und kannst deinen Zeitplan pflegen.
Warum kann ich in Termine niemanden einladen oder Rollen ändern?
Personen, Rollen und Rechte werden für alle objektflow-Apps zentral im objektflow Konto gepflegt. Die Team-Seite in Termine zeigt nur eine Übersicht. Mit Person einladen ↗ oder Im Konto bearbeiten ↗ springst du direkt ins Konto – das geht nur für Konto-Admins.
Meine Kunden bekommen keine Bestätigungsmail. Was tun?
- Prüfe, ob in Termine der E-Mail-Testmodus an ist. Dann gehen alle Mails nur ins Test-Postfach. Der Admin schaltet ihn unter System aus.
- Prüfe im objektflow Konto unter E-Mail, ob Termine ein Absender zugeordnet ist und was im Versandprotokoll steht.
- Bitte den Kunden, im Spam-Ordner nachzusehen.
Hilft das nicht, schreib dem objektflow-Support mit dem Fehlertext aus dem Versandprotokoll.
Warum zeigt die Buchungsseite keine freien Zeiten?
Mögliche Gründe:
- Die Terminart ist nicht online.
- In deinem Zeitplan sind für diese Tage keine Zeiten eingetragen, oder Urlaub/Feiertag ist gesetzt.
- Dein verbundener Kalender ist an diesen Tagen voll.
- Mindestvorlauf, „buchbar bis X Tage“ oder das Tages- bzw. Wochenlimit greifen.
- Bei „gemeinsam“ müssen alle Personen frei sein.
Prüfe deinen Zeitplan in der Vorschau der nächsten 14 Tage.
Ein Termin aus meinem Outlook-Kalender blockiert die Buchung nicht. Warum?
Einträge mit Status „Frei“ blockieren nie. „Mit Vorbehalt“ und „Beschäftigt“ blockieren. Bei einem Kalender-Link (ICS) holt Termine die Zeiten nur regelmäßig ab, etwa alle 15 Minuten – Änderungen erscheinen also mit Verzögerung. Für sofortigen Abgleich verbinde Outlook direkt unter Kalender → Mit Microsoft anmelden.
Wie verbinde ich meinen Outlook-Kalender direkt?
- Öffne in Termine den Bereich Kalender.
- Klicke auf Mit Microsoft anmelden und melde dich mit deinem Microsoft-Konto an.
- Ab jetzt prüft Termine deine belegten Zeiten sofort und trägt neue Buchungen direkt in deinen Kalender ein.
Fehlt der Knopf oder kommt eine Meldung „bitte neu anmelden“, melde dich erneut an. Klappt es weiterhin nicht, wende dich an deinen Admin oder den objektflow-Support. Manche Firmen verlangen, dass ein Microsoft-Administrator die Verbindung einmal für die ganze Firma freigibt.
Wie sagt ein Kunde seinen Termin ab oder verschiebt ihn?
In der Bestätigungsmail steht ein Link ändern oder absagen. Darüber verschiebt oder storniert der Kunde selbst – bis zu der Frist, die du in der Terminart eingestellt hast. Mit Kundenkonto kann er auch über einen Anmeldelink per E-Mail alle seine Termine sehen. Ist die Frist vorbei, muss der Kunde dich kontaktieren und du änderst den Termin in der Übersicht.
Wie trage ich einen telefonisch vereinbarten Termin ein?
Klicke in der Übersicht auf Termin eintragen, wähle Terminart, Datum, Uhrzeit und Gast. Lege fest, ob der Gast eine Bestätigung bekommt. Das geht auch außerhalb deiner normalen Zeiten.
Kann ich Termine erst prüfen, bevor sie fest sind?
Ja. Schalte in der Terminart Bestätigung durch uns ein. Jede Buchung landet dann unter Anfragen. Dort klickst du auf Bestätigen oder Ablehnen. Der Kunde bekommt jeweils eine Nachricht.
Wie verschicke ich einen Link, mit dem nur ein bestimmter Kunde buchen kann?
Erstelle für die Terminart einen Einmal-Link. Er gilt für genau eine Buchung und läuft nach 7 bis 30 Tagen ab. Schicke ihn per E-Mail oder Messenger an den Kunden. Alternativ setzt du eine Terminart auf „versteckt“ – dann ist sie nur über den direkten Link buchbar.
Wie baue ich die Terminbuchung in unsere Website ein?
Nutze in der Terminart den Einbettungs-Code (Iframe) oder den Popup-Knopf. Beides funktioniert z. B. in WordPress oder Wix. Alternativ verlinkst du einfach die Buchungsseite, z. B. termine.deinefirma.objektflow.de. Logo und Farben kommen aus „Firma & Marke“ im objektflow Konto.
Wie exportiere ich meine Termine?
Öffne die Übersicht, filtere nach Bedarf (Person, Terminart, Zeitraum) und klicke auf CSV-Export. Unter Kontakte kannst du alle Gäste ebenfalls als CSV exportieren. Für den Export brauchst du das Recht „CSV-Export“. Fehlt es, wende dich an deinen Admin.
Wie biete ich eine Sammelbesichtigung für mehrere Personen an?
Lege eine Terminart mit Plätzen an, z. B. 4 Plätze. Alle Buchenden landen im selben Termin. Ist er voll, können sich Interessenten auf die Warteliste setzen. Wird ein Platz frei, bekommen Wartende automatisch eine E-Mail.
Wie finde ich einen Termin, der für mehrere Personen passt?
Nutze eine Terminabstimmung: Trage mehrere Vorschläge ein und schicke den Link an alle. Die Teilnehmenden stimmen mit ja, vielleicht oder nein ab. Danach legst du das Ergebnis fest und der Termin wird für alle angelegt.
Ein Kunde ist nicht zum Termin gekommen. Was mache ich?
Öffne den Termin und markiere ihn als nicht erschienen. So ist später klar, dass der Termin nicht stattgefunden hat. Tipp: Aktiviere Erinnerungen in der Terminart, z. B. 1 Tag oder 1 Stunde vorher.
Wie lange bleiben Termindaten gespeichert?
Vergangene Termine werden nach 24 Monaten automatisch gelöscht. Aus verbundenen Kalendern speichert Termine nur belegte Zeiträume, keine Titel oder Inhalte. Im Buchungsformular bestätigt der Gast einen Einwilligungstext, den der Admin in den Einstellungen anpasst.
Termine zeigt „noch nicht gebucht“. Was bedeutet das?
Deine Firma hat Termine nicht (mehr) gebucht, z. B. nach Ende der Testphase. Die Buchungsseiten sind dann nicht verfügbar. Deine Daten bleiben erhalten. Admins buchen Termine im objektflow Konto unter Abo & Vertrag → Module wählen. Teammitglieder klicken auf Freischaltung anfragen.