Unterweisung

Unterweisung anlegen und freigeben

1. Öffne Unterweisungen und lege eine neue Unterweisung an.
2. Erstelle die Folien: Text, Symbol, Bild oder Video-Link.
3. Lege den Wissenstest an und stelle die Bestehensgrenze ein.
4. Übersetze die Folien im Editor je Sprache. Der deutsche Text steht zum Vergleich daneben.
5. Stelle die Wiederholung ein: nach Monaten oder zu einer Saison (z. B. vor dem Winterdienst).
6. Lass den Inhalt von deiner Fachkraft prüfen und trage den Prüfvermerk ein.
7. Klicke auf Freigeben.

Änderst du später den Inhalt, entsteht eine neue Version. Alte Nachweise bleiben gültig gespeichert.

Pflichten festlegen

1. Öffne Pflichten & Profile.
2. Lege Tätigkeitsprofile an (z. B. „Alle Beschäftigten“, „Hausmeister“, „Winterdienst“, „Fahrer“) und ordne die passenden Unterweisungen zu.
3. Ordne Mitarbeitende fest einem Profil zu. Oder lass Unterweisung die Profile automatisch aus den geplanten Einsätzen ableiten.
4. Für einen Einzelfall (z. B. nach einem Beinaheunfall): Weise eine Unterweisung direkt einer Person zu, mit Frist und Anlass.

Wer Firmenfahrzeuge fahren darf, bekommt das Fahrer-Profil automatisch. Den Nachweis liest die App Fuhrpark.

Mitarbeitende einladen („Zu Hause am Handy erledigen“)

1. Öffne die Seite eines Mitarbeitenden und klicke auf „Zu Hause am Handy erledigen“.
2. Wähle die offenen Unterweisungen und setze eine Frist.
3. Sende die Einladung: als WhatsApp-Text in der Sprache der Person (öffnen oder kopieren) und/oder als Push.
4. Für viele Personen auf einmal: Stand → „Zu Hause erledigen: Einladungen“.
5. Drucke unter Stand → „Anleitung drucken“ ein A4-Blatt mit QR-Code und 5 Schritten in allen Sprachen.

Unterweisung am Handy machen (für Mitarbeitende)

1. Öffne die Mitarbeiter-App und tippe auf Unterweisung.
2. Wähle eine offene Unterweisung.
3. Lies die Folien. Du kannst sie dir auch vorlesen lassen.
4. Keine Zeit mehr? Mach später weiter. Die App merkt sich, wo du warst – auch auf einem anderen Handy.
5. Mach den Wissenstest. Nicht bestanden? Du kannst ihn wiederholen.
6. Setze das Häkchen „Ich habe die Unterweisung selbst durchgearbeitet und verstanden“.
7. Unterschreibe mit dem Finger auf dem Display. Fertig – dein Nachweis ist gespeichert.

Hast du eine Frage? Tippe auf Rückfrage. Die Antwort vom Büro siehst du in der App.

Präsenz-Unterweisung durchführen

1. Öffne Präsenz und lege einen Termin an (z. B. Frühbesprechung).
2. Wähle die Unterweisung und die Gruppensprache.
3. Zeige die Präsentation im Vollbild.
4. Jede Person unterschreibt auf dem Tablet. Die Nachweise entstehen automatisch.
5. Drucke die Teilnehmerliste als Unterweisungsnachweis.

Einige Unterweisungen kannst du auf „Nur als Präsenz gültig“ stellen. Welche das sind, entscheidet deine Fachkraft für Arbeitssicherheit.

Externe und Subunternehmer unterweisen

1. Öffne Externe und lege einen QR-Link an – je Firma oder je Objekt.
2. Drucke den Aushang (A4 mit QR-Code) oder sende den Link.
3. Die externe Person scannt den Code, gibt Name, Firma und Telefon ein, macht Unterweisung, Test und Unterschrift.
4. Sie bekommt einen Nachweis mit Prüf-QR. Dein Büro wird per Mail oder Push informiert.

Externe brauchen kein Konto.

Stand prüfen und Nachweise nutzen

1. Öffne Stand. Die Ampel zeigt je Mitarbeitendem und je Unterweisung, was gültig, bald fällig oder überfällig ist.
2. Filtere nach Team. Schicke fällige Personen eine Push-Erinnerung.
3. Unter Einsatzplanung siehst du, wer in den nächsten 14 Tagen eingeplant ist, aber keine gültige Unterweisung hat – auch Subunternehmer.
4. Öffne einen Nachweis: Er zeigt Datum, Ort, Bearbeitungszeit, Testergebnis und Unterschrift. Du kannst ihn in der Sprache der Person ansehen und drucken.
5. Unter Nachweise → „Unterweisungszeiten (Lohn)“ findest du die aktive Bearbeitungszeit je Person und Lohnmonat als CSV. Wie du diese Zeit abrechnest, klärst du mit deinem Lohnbüro oder Steuerberater.

Rückfragen beantworten

1. Neue Rückfragen kommen per Mail und Push ins Büro.
2. Öffne die Rückfrage und schreibe deine Antwort.
3. Die Antwort erscheint beim Mitarbeitenden in der App.

Gefahrstoffe und Betriebsanweisungen

1. Öffne Gefahrstoffe und lege das Produkt an.
2. Lade das Sicherheitsdatenblatt hoch. Die App warnt, wenn es zu alt ist.
3. Trage Piktogramme, Signalwort, H- und P-Sätze und die PSA ein.
4. Erstelle die Betriebsanweisung (mehrsprachig) und gib sie frei, nachdem deine Fachkraft sie geprüft hat.
5. Drucke den QR-Code für Gebinde oder Regal. Das Gefahrstoffverzeichnis und den Hautschutzplan kannst du ebenfalls drucken.

Arbeitsmittel prüfen und PSA ausgeben

1. Lege unter Arbeitsmittel Geräte an (z. B. Leiter, Reinigungsmaschine, Elektrogerät) mit Kategorie und Prüfintervall.
2. Erfasse Prüfungen mit Prüfliste und Protokoll. Status: ok, Mängel oder gesperrt.
3. Drucke QR-Etiketten. Scannt ein Mitarbeitender den Code, sieht er den Status und kann einen Mangel mit Foto melden.
4. Unter PSA gibst du Schutzausrüstung gegen Unterschrift aus – am Tablet oder als Bestätigung in der App. Ersatzfristen helfen beim Nachkaufen.

Fahrzeuge verwaltest du nicht hier, sondern in der App Fuhrpark.

Meldungen, Gefährdungsbeurteilung und Maßnahmen

1. Mitarbeitende melden in der App Unfälle, Beinaheunfälle, Erste-Hilfe-Leistungen oder Gefahren – gern mit Foto. Das Büro bekommt sofort eine Nachricht.
2. Meldungen kannst du auch im Büro erfassen. Das Verbandbuch sehen nur Personen mit dem passenden Recht.
3. Unter Gefährdungsbeurteilung erfasst du Tätigkeiten, Gefährdungen (Wahrscheinlichkeit × Schwere) und Maßnahmen mit Verantwortlichem und Termin.
4. Der Maßnahmenplan sammelt Maßnahmen aus Gefährdungsbeurteilung, Meldungen und Arbeitsmitteln.