Mitschrift
Gespräche aufnehmen, zusammenfassen, Aufgaben
Status: Freischaltung auf Anfrage. Du fragst Mitschrift im Konto mit einem Klick an, wir richten sie für dich ein.
Wofür ist Mitschrift?
Mitschrift nimmt Gespräche auf, schreibt sie automatisch mit und fasst sie zusammen – mit den Aufgaben, die im Gespräch vereinbart wurden.
- Gespräch aufnehmen am Handy oder Laptop: Besprechung, Besichtigung, Übergabe, Kundengespräch, Diktat.
- Am PC mit Systemton: Telefonate und Online-Meetings über Teams, WhatsApp Web, Zoom oder ein Softphone. Dein Mikrofon und der Ton des Rechners werden getrennt aufgenommen, so stehen „Ich“ und „Gegenüber“ sauber im Text.
- Datei hochladen: vorhandene Audio- oder Videodateien, zum Beispiel eine Anrufaufnahme vom Android-Handy.
Mitgeschrieben wird auf einem eigenen Server. Für die Zusammenfassung geht nur der Text an die KI, nie das Audio.
Die Adresse sieht zum Beispiel so aus: mitschrift.deinefirma.objektflow.de.
Rollen und Rechte
Rollen vergibst du zentral im objektflow-Konto (siehe Konto – Schulung). | Rolle | Was sie darf (Standard) | | --- | --- | | Admin | Alles, auch Einstellungen, Vorlagen, Schnittstellen und private Aufnahmen anderer. | | Team | Aufnehmen, eigene Aufnahmen bearbeiten, Team-Aufnahmen lesen, KI nutzen, teilen. | | Nur lesen | Für das Team freigegebene Aufnahmen lesen. |
Erste Schritte
- Frage die Freischaltung an und vergib im Konto die Rollen.
- Öffne Einstellungen: Einverständnis-Text, Standard „privat“ oder „Team“, Löschfrist für das Audio und ein Wörterbuch mit Namen, Orten und Fachbegriffen.
- Am Handy: Seite öffnen und Zum Startbildschirm hinzufügen. Dann startet Mitschrift wie eine App – und am Android-Handy erscheint sie im „Teilen“-Menü.
Wichtig – Einverständnis: Gespräche darfst du nur aufnehmen, wenn alle Beteiligten vorher zugestimmt haben. Mitschrift fragt das vor jeder Aufnahme ab und speichert, wer es bestätigt hat. Ob das für deinen Betrieb so reicht, klärst du mit deiner Datenschutzberatung.
Aufgaben Schritt für Schritt
Ein Gespräch aufnehmen
- Gespräch aufnehmen antippen. Optional Titel, Bezug (Kunde, Objekt) und Teilnehmende eintragen und eine Vorlage für die Zusammenfassung wählen.
- Einverständnis abhaken und Aufnahme starten. Das Mikrofon freigeben.
- Während der Aufnahme: Pause, ★ Markieren für wichtige Stellen, Beenden. Der Bildschirm bleibt an – bitte die Seite nicht verlassen.
- Die Aufnahme wird laufend hochgeladen. Bricht das Netz ab, wird sie im Gerät zwischengespeichert und später nachgereicht.
Ein Telefonat am PC aufnehmen
- Telefonat in Teams, WhatsApp Web, Zoom oder im Softphone vorbereiten, am besten mit Headset.
- Am PC mit Systemton wählen, Einverständnis abhaken, Aufnahme starten.
- Im Freigabe-Fenster den ganzen Bildschirm oder den Tab des Meetings wählen und „Systemaudio teilen“ bzw. „Tab-Audio teilen“ anhaken. Dann das Mikrofon freigeben.
Funktioniert in Chrome und Edge.
Transkript und Zusammenfassung nutzen
- Nach der Aufnahme zeigt die Seite den Stand („Wartet auf Transkription“, „Wird transkribiert“). Sie aktualisiert sich selbst.
- Zusammenfassung: Vorlage wählen (z. B. Telefonat, Besprechung, Besichtigung, Angebotsgespräch) und erstellen. Aufgaben hakst du direkt ab.
- Transkript: Zeit antippen zum Abhören, Text antippen zum Korrigieren, Sprecher benennen.
- Fragen: „Frag die Aufnahme“, zum Beispiel „Welche Termine wurden vereinbart?“.
- Über ⋯: Export als Text, Markdown oder Untertitel, Drucken/PDF, E-Mail, Lese-Link mit Ablaufdatum (ohne Audio).
Aufgaben aus allen Gesprächen
Unter Aufgaben aus Gesprächen stehen alle offenen Aufgaben aus den Zusammenfassungen, die du sehen darfst.
Aufgaben an die App Aufgaben übergeben
- Einmalig: In der App Aufgaben unter Mein Konto einen API-Token erzeugen und in Mitschrift unter Erweitert → Verbindungen einfügen. Admins können stattdessen einen Schlüssel für alle hinterlegen.
- In der Zusammenfassung → An Aufgaben übergeben antippen.
- Projekt wählen, je Aufgabe zuständige Person, Fälligkeit und Priorität prüfen, Übergeben.
In Aufgaben steht ein Link zurück zum Gespräch. Hakst du eine Aufgabe in Mitschrift oder in Aufgaben ab, ist sie in beiden erledigt.
Gut zu wissen
- Am Handy kann keine App normale Telefonate mitschneiden (iPhone und Android sperren das). Telefonate nimmst du am PC auf oder lädst eine vorhandene Aufnahme hoch.
- Das Audio wird nach der eingestellten Frist automatisch gelöscht. Transkript und Zusammenfassung bleiben.
- Gelöschte Aufnahmen liegen 30 Tage im Papierkorb.
Häufige Fragen
Kann ich Telefonate am Handy aufnehmen?
Nein, nicht direkt. iPhone und Android lassen keine App normale Telefonate mitschneiden. Nimm Telefonate am PC auf (Teams, WhatsApp Web, Softphone) oder lade eine vorhandene Aufnahme hoch, zum Beispiel aus der Anrufaufnahme deines Android-Handys. Ein Gespräch auf Lautsprecher kannst du mit einem zweiten Gerät aufnehmen.
Was brauche ich für Aufnahmen am PC?
Chrome oder Edge. Beim Start wählst du den Bildschirm oder Tab und hakst „Systemaudio teilen“ bzw. „Tab-Audio teilen“ an. Am besten nutzt du ein Headset.
Muss ich das Einverständnis einholen?
Ja. Alle Beteiligten müssen vor der Aufnahme zustimmen. Mitschrift fragt das vor jeder Aufnahme ab und speichert, wer es wann bestätigt hat. Die Details klärst du mit deiner Datenschutzberatung.
Wohin geht mein Audio?
Das Audio wird auf einem eigenen Server mitgeschrieben und nicht an eine KI geschickt. Für Zusammenfassung und Fragen geht nur der Text an die KI.
Wie lange dauert das Transkript?
Je nach Länge und Auslastung etwa ein Drittel bis die ganze Aufnahmedauer. Die Seite zeigt den Stand und aktualisiert sich selbst. Du kannst sie schließen.
Was passiert, wenn das Netz während der Aufnahme abbricht?
Nichts geht verloren. Die Aufnahme wird im Gerät zwischengespeichert und nachgereicht. Öffnest du die Aufnahmeseite wieder, kannst du übrig gebliebene Teile mit „hochladen und abschließen“ nachreichen.
Warum steht alles unter einem Sprecher?
Bei einem Mikrofon kann der Server Stimmen nicht trennen. Du kannst „Sprecher per KI zuordnen“ nutzen und die Namen danach anpassen. Am PC mit Systemton sind „Ich“ und „Gegenüber“ automatisch getrennt.
Wie korrigiere ich Fehler im Text?
Im Transkript den Text antippen, ändern und speichern. Häufig falsch erkannte Namen trägst du unter Einstellungen im Wörterbuch ein.
Wer sieht meine Aufnahmen?
Standardmäßig nur du. Stellst du eine Aufnahme auf „Team“, sehen sie alle mit dem Recht „Team-Aufnahmen sehen“. Admins mit dem Recht „Alle Aufnahmen“ sehen auch private.
Wie teile ich eine Zusammenfassung nach außen?
Über ⋯ → Teilen: Lese-Link für 1 bis 30 Tage, nur Zusammenfassung oder mit Transkript. Audio wird nie geteilt. Den Link kannst du jederzeit sperren. Oder per E-Mail senden.
Kann ich eigene Vorlagen für Zusammenfassungen anlegen?
Ja, Admins legen unter Erweitert → Vorlagen eigene Vorlagen mit Abschnitten und einem Hinweis an die KI an.
Wie lange werden Aufnahmen gespeichert?
Das Audio wird nach der eingestellten Frist automatisch gelöscht (Standard 30 Tage). Transkript und Zusammenfassung bleiben, bis du die Aufnahme löschst. Gelöschtes liegt 30 Tage im Papierkorb.
Wie kommen Aufgaben aus einem Gespräch in die App Aufgaben?
In der Zusammenfassung auf „→ An Aufgaben übergeben“ tippen, Projekt, Person und Fälligkeit prüfen und übergeben. Vorher einmal unter Erweitert → Verbindungen deinen API-Token aus Aufgaben (Mein Konto) eintragen. Erledigt ist dann in beiden Apps erledigt.