KI-Telefon
Anrufannahme nach Feierabend
Status: kommt bald. KI-Telefon ist für objektflow-Kunden noch nicht allgemein verfügbar. Du kannst die Freischaltung anfragen. Diese Schulung beschreibt den heutigen Funktionsumfang und wird aktualisiert, sobald die App für alle bereitsteht.
Wofür ist KI-Telefon?
KI-Telefon nimmt Anrufe an, wenn niemand im Büro ist – zum Beispiel abends oder am Wochenende. Eine KI-Assistentin spricht mit dem Anrufer, stellt die passenden Fragen und hält das Anliegen fest. Am nächsten Morgen findest du alles geordnet in der App.
- Begrüßung je nach Geschäftszeit, Feiertagen und eigenen Schließtagen.
- Gesprächsabläufe je Anliegen (z. B. Notfall, Mieter, Bestandskunde, neue Anfrage, Bewerbung).
- Notfall-Regeln mit Bereitschaftsplan.
- Liste aller Anrufe mit Zusammenfassung und Abschrift.
Die Adresse sieht zum Beispiel so aus: telefon.deinefirma.objektflow.de.
Rollen und Rechte
Rollen vergibst du zentral im objektflow-Konto (siehe Konto – Schulung).
| Rolle | Was sie darf (Standard) |
|---|---|
| Admin | Alles, auch Einstellungen, Telefonanbindung und System. |
| Büro | Anrufe und Anliegen bearbeiten. Weitere Rechte stellst du im Konto ein. |
| Nur lesen | Anrufe und Anliegen ansehen. |
Erste Schritte
- Frage die Freischaltung von KI-Telefon an.
- Vergib im Konto die Rollen.
- Stelle Geschäftszeiten, Begrüßung und Schließtage ein.
- Pflege das Wissen und die Notfall-Regeln.
- Teste die Assistentin im Browser.
- Binde deine Telefonnummer über einen SIP-Telefonanbieter an. Ohne Anbindung läuft nur der Test im Browser.
Datenschutz: Die Assistentin sagt zu Beginn, dass eine KI spricht und das Gespräch festgehalten wird. Ob das für deinen Betrieb so passt und welche Löschfristen du brauchst, klärst du mit deiner Datenschutzberatung.
Aufgaben Schritt für Schritt
Geschäftszeiten und Begrüßung einstellen
- Öffne die Einstellungen der Assistentin.
- Trage deine Geschäftszeiten ein. Feiertage sind hinterlegt. Ergänze eigene Schließtage (z. B. Betriebsurlaub).
- Passe die Begrüßung an.
- Lege fest, wie lange ein Gespräch höchstens dauert und wann die Assistentin bei Stille auflegt.
Wissen und Gesprächsabläufe pflegen
- Trage unter Wissen ein, was die Assistentin sagen darf, z. B. Leistungen, Einsatzgebiet, Erreichbarkeit. Nur das nennt sie als Fakten.
- Öffne die Gesprächsabläufe. Je Anliegen gibt es Pflicht- und Zusatzfragen.
- Passe die Fragen an deinen Betrieb an und speichere.
Notfall-Regeln festlegen
- Lege fest, was als Notfall zählt.
- Trage den Bereitschaftsplan mit Tagen und Uhrzeiten ein.
- Wähle, was im Notfall passiert: Anruf durchstellen oder Sofortmeldung per Push bzw. E-Mail.
Assistentin testen
- Starte ein Testgespräch im Browser. Du sprichst mit der Assistentin und siehst die Abschrift live.
- Oder nutze den Text-Test: gleiche Anweisungen, nur geschrieben.
- Ändere Wissen oder Abläufe, bis die Antworten passen.
Anrufe und Anliegen bearbeiten
- Öffne Anrufe & Anliegen. Filtere oder suche nach Anrufen.
- Öffne einen Vorgang. Du siehst die KI-Zusammenfassung, die Angaben, die Abschrift und den Verlauf.
- Setze Zuständigkeit und Status.
- Bei einer neuen Kundenanfrage: Lege den Anrufer als Interessenten in der Einsatzplanung an (wenn diese App bei dir aktiv ist).
Tipps für den Alltag
- Halte das Wissen kurz und aktuell. Was nicht drinsteht, sagt die Assistentin nicht.
- Unter Minuten & Kosten siehst du eine Schätzung je Gespräch.
- Stelle Löschfristen für Abschriften und Vorgänge ein.
Kommt bald
- Freischaltung für alle objektflow-Kunden.
- Fragen von Ferienwohnungsgästen mit Buchungsdaten beantworten.
Häufige Fragen
Kann ich KI-Telefon schon nutzen?
KI-Telefon kommt bald für alle objektflow-Kunden. Du kannst die Freischaltung schon jetzt anfragen. Wir melden uns dann bei dir. Ist KI-Telefon nicht gebucht, nimmt die Assistentin keine Gespräche an.
Was macht die KI-Telefon-Assistentin?
Sie nimmt Anrufe an, wenn dein Büro nicht erreichbar ist. Sie fragt nach dem Anliegen, stellt die passenden Fragen und speichert alles als Vorgang. Notfälle meldet sie sofort nach deinen Regeln. Du findest Zusammenfassung und Abschrift in der App.
Weiß der Anrufer, dass er mit einer KI spricht?
Ja. Die Assistentin sagt zu Beginn, dass eine KI spricht und das Gespräch festgehalten wird. Ob dieser Hinweis für deinen Betrieb reicht, klärst du mit deiner Datenschutzberatung.
Was passiert, wenn ein Notfall gemeldet wird?
Das legst du in den Notfall-Regeln fest. Die Assistentin kann den Anruf an die Bereitschaft durchstellen oder sofort eine Push-Nachricht bzw. E-Mail senden. Wer Bereitschaft hat, steht im Bereitschaftsplan mit Tagen und Uhrzeiten.
Woher weiß die Assistentin, was sie sagen darf?
Aus dem Bereich Wissen. Nur was dort steht, nennt sie als Fakten. Halte das Wissen kurz und aktuell, zum Beispiel Leistungen, Einsatzgebiet und Erreichbarkeit.
Wo sehe ich die Anrufe der Nacht?
Öffne Anrufe & Anliegen. Jeder Anruf ist ein Vorgang mit KI-Zusammenfassung, Angaben, Abschrift und Verlauf. Setze Zuständigkeit und Status, damit nichts liegen bleibt.
Brauche ich einen eigenen Telefonanbieter?
Ja, für echte Anrufe. KI-Telefon wird über einen SIP-Telefonanbieter an deine Nummer angebunden. Ohne Anbindung funktioniert nur das Testgespräch im Browser.
Kann ich die Assistentin testen, bevor echte Kunden anrufen?
Ja. Starte ein Testgespräch im Browser – du sprichst mit der Assistentin und siehst die Abschrift live. Oder nutze den Text-Test. Beide nutzen dieselben Anweisungen wie echte Gespräche.
Wie lange werden Abschriften gespeichert?
Das stellst du selbst ein. Für Abschriften und Vorgänge gibt es Löschfristen in den Einstellungen. Welche Fristen für dich passen, klärst du mit deiner Datenschutzberatung.