Dokumente
Belege ablegen mit Texterkennung
Wofür ist Dokumente?
Dokumente ist deine digitale Ablage in objektflow. Rechnungen, Verträge, Bescheide und Briefe landen an einem Ort und sind schnell wiederzufinden.
So läuft ein Dokument durch die App:
- Posteingang: Du lädst die Datei hoch.
- Text lesen: Dokumente liest den Text, auch aus Scans und Fotos (Texterkennung).
- Vorschlag: Die App schlägt Dokumenttyp und Akte vor und liest Datum, Betrag, Rechnungsnummer, IBAN und Absender aus.
- Ablegen: Du prüfst und legst ab.
- Finden, freigeben, Fristen: Du suchst im Volltext, lässt Dokumente freigeben und setzt Wiedervorlagen.
Du öffnest Dokumente nach der Anmeldung über das Hauptmenü (Kachel-Symbol oben links).
Rollen und Rechte
Die Anmeldung läuft über dein objektflow-Konto. Ein Admin vergibt die Rollen im Konto unter „Rollen & Rechte“.
| Rolle | Was die Person darf |
|---|---|
| Admin | Alles: ablegen, bearbeiten, freigeben, löschen, Mitarbeiter-Akten sehen, Regeln und Einstellungen verwalten. |
| Büro/Team | Dokumente sehen, ablegen und bearbeiten, Akten verwalten. Nicht: freigeben, löschen, Mitarbeiter-Akten, Regeln, Einstellungen. |
| Nur lesen | Dokumente sehen und suchen. |
Mitarbeiter-Akten sind vertraulich. Nur wer das Recht „Mitarbeiter-Akten“ hat, sieht sie.
Erste Schritte
- Melde dich mit deinem objektflow-Konto an und öffne Dokumente.
- Leg deine wichtigsten Akten an, z. B. je Objekt („Lindenhof 14“), je Mieter, je Kunde, je Lieferant. Es gibt auch eine Akte „Allgemein“.
- Prüfe die Dokumenttypen und ihre Aufbewahrungsfristen. Die Vorgaben sind Vorschläge. Stimm sie mit deiner Steuerberatung ab.
- Leg unter Einstellungen → Regeln erste Regeln an, z. B. „Absender enthält Stadtwerke Musterstadt → Typ Rechnung Eingang, Akte Lindenhof 14“.
- Lade die ersten Dokumente in den Posteingang und prüfe die Vorschläge.
Aufgaben Schritt für Schritt
Dokumente hochladen
- Öffne den Posteingang.
- Zieh eine oder mehrere Dateien in das Feld oder klick auf Auswählen.
- Erlaubt sind PDF, Bilder, Office-Dateien und E-Mails (.eml) bis 30 MB je Datei.
- Dokumente liest den Text. Bei Scans und Fotos läuft die Texterkennung in deinem Browser. Lass das Fenster offen, bis sie fertig ist.
- Lädst du eine Datei hoch, die schon da ist, weist Dokumente sie als doppelt ab.
iPhone-Fotos (HEIC) nimmt Dokumente an und legt sie ab, zeigt aber keine Vorschau und liest keinen Text daraus.
Vorschlag prüfen und ablegen
- Öffne das Dokument im Posteingang.
- Prüfe den vorgeschlagenen Dokumenttyp und die Akte.
- Prüfe die ausgelesenen Felder: Belegdatum, Betrag, Rechnungsnummer, IBAN, Absender. Korrigiere, wenn nötig.
- Ergänze Schlagworte.
- Klick auf Ablegen.
Nach dem Ablegen sind Typ, Datum, Betrag und Nummer gesperrt. Das schützt die Aufbewahrung.
Texterkennung nachholen
- Öffne das Dokument.
- Klick auf „Texterkennung nachholen“.
- Warte, bis der Text erkannt ist. Danach findest du das Dokument auch über die Volltextsuche.
Dokument suchen
- Gib in der Suche ein Wort ein, z. B. „Heizung“ oder eine Rechnungsnummer. Auch Wortanfänge reichen.
- Die Treffer zeigen dir die Fundstelle im Text.
- Grenze mit Filtern ein: Typ, Akte, Status, Schlagwort, Zeitraum.
Dokument zur Freigabe geben
- Manche Typen brauchen automatisch eine Freigabe, z. B. Eingangsrechnungen.
- Für andere Dokumente klickst du auf „Freigabe anfordern“. Wähl alle mit Freigaberecht oder eine bestimmte Person.
- Die Person bekommt eine Mail.
- Sie gibt frei oder lehnt ab, jeweils mit Bemerkung.
Ändert jemand ein freigegebenes Dokument, braucht es eine neue Freigabe.
Wiedervorlage setzen
- Öffne das Dokument und leg eine Wiedervorlage an: Datum, Person, Notiz.
- Alle fälligen Wiedervorlagen siehst du auf der Seite Fristen.
- Am Fälligkeitstag kommt eine Mail an die Person.
Beispiel: Ein Angebot läuft am 15. ab. Setz eine Wiedervorlage auf den 10.
Neue Fassung hochladen
- Öffne das Dokument.
- Lade die neue Fassung hoch.
- Die alten Fassungen bleiben abrufbar.
Dokument löschen und wiederherstellen
- Löschen darf nur ein Admin.
- Gelöschte Dokumente landen im Papierkorb. Die Dateien bleiben erhalten.
- Dokumente mit laufender Aufbewahrungsfrist lassen sich erst nach Fristende löschen.
Regeln für die automatische Ablage anlegen
- Öffne Einstellungen → Regeln (nur Admin).
- Leg Wörter fest, die im Text, im Absender oder im Dateinamen vorkommen.
- Wähl, was dann passiert: Typ, Akte, Schlagworte.
- Optional: „sofort ablegen“. Dann legt Dokumente passende Dateien ohne deine Prüfung ab.
Dokumente nutzt außerdem Erkennungswörter je Dokumenttyp und Stichworte, Namen und Nummern je Akte.
Tipps für den Alltag
- Leg Regeln für deine häufigsten Absender an. Das spart die meiste Zeit.
- Hinterleg bei jeder Akte Stichworte, z. B. Adresse, Kundennummer, Vertragsnummer. Dann trifft der Vorschlag öfter.
- Nutze Wiedervorlagen statt Zettel. Schau morgens auf die Seite Fristen.
- Abgelegte Akten, die du nicht mehr brauchst, archivierst du.
- Jeder Schritt am Dokument steht im Verlauf, auch Downloads. So siehst du jederzeit, wer was getan hat.
- Dokumente ist am Handy im Browser nutzbar.
Kommt bald
- E-Mail-Postfach als Eingang (Belege per Mail weiterleiten)
- Scanner-Ordner als Eingang
- Anbindung an Immo: Akten aus Objekten und Kunden übernehmen
- Übergabe freigegebener Belege an die Buchhaltung
- Endgültiges Vernichten nach Fristende mit Protokoll
Häufige Fragen
Welche Dateien kann ich in Dokumente hochladen?
Du kannst PDF, Bilder, Office-Dateien und E-Mails im Format .eml hochladen, bis 30 MB je Datei. Mehrere Dateien gehen auf einmal per Ziehen oder Auswählen. iPhone-Fotos (HEIC) werden abgelegt, aber ohne Vorschau und ohne Texterkennung.
Warum wird meine Datei als doppelt abgewiesen?
Dokumente erkennt, wenn genau dieselbe Datei schon vorhanden ist, und lehnt sie ab. So entstehen keine Doppelungen. Such über die Suche nach dem vorhandenen Dokument. Ist es eine geänderte Fassung, lade sie dort als neue Fassung hoch.
Warum findet die Suche meinen Scan nicht?
Wahrscheinlich wurde noch kein Text erkannt. Die Texterkennung für Scans und Fotos läuft im Browser; wurde das Fenster vorher geschlossen, fehlt der Text. Öffne das Dokument und klick auf „Texterkennung nachholen“. Bei HEIC-Fotos ist keine Texterkennung möglich; wandle das Foto vorher in JPG oder PDF um.
Warum schlägt Dokumente die falsche Akte oder den falschen Typ vor?
Der Vorschlag stützt sich auf Regeln, Erkennungswörter je Dokumenttyp und Stichworte je Akte. Fehlen passende Wörter, rät die App schlechter. Ergänze bei der Akte Stichworte wie Adresse oder Kundennummer, oder lass einen Admin unter Einstellungen → Regeln eine Regel anlegen. Korrigiere den Vorschlag vor dem Ablegen einfach von Hand.
Warum kann ich Datum oder Betrag nach dem Ablegen nicht mehr ändern?
Nach dem Ablegen sind Typ, Datum, Betrag und Nummer gesperrt. Das schützt die Aufbewahrung. War die Angabe falsch, lade eine korrigierte Fassung hoch oder sprich mit einem Admin.
Warum kann ich ein Dokument nicht löschen?
Löschen darf nur ein Admin. Dokumente mit laufender Aufbewahrungsfrist lassen sich erst nach Fristende löschen. Die Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres des Belegdatums. Gelöschte Dokumente liegen im Papierkorb, die Dateien bleiben erhalten.
Wie lange werden Dokumente aufbewahrt?
Das hängt vom Dokumenttyp ab. Vorgaben: 8 Jahre z. B. für Rechnungen, Kontoauszüge und Nebenkostenabrechnungen, 6 Jahre z. B. für Verträge, Angebote und Korrespondenz, 10 Jahre für Bescheide. Die Frist läuft ab Ende des Kalenderjahres des Belegdatums. Stimm die Fristen mit deiner Steuerberatung ab.
Ist Dokumente GoBD-zertifiziert?
Nein. Dokumente unterstützt dich mit Sperre nach dem Ablegen, lückenlosem Verlauf je Dokument und Aufbewahrungsfristen. Eine Zertifizierung gibt es nicht. Die Verfahrensdokumentation für dein Unternehmen erstellst du selbst, am besten mit deiner Steuerberatung.
Warum sehe ich eine Mitarbeiter-Akte nicht?
Mitarbeiter-Akten sind vertraulich. Du siehst sie nur mit dem Recht „Mitarbeiter-Akten“. Das hat standardmäßig nur ein Admin. Brauchst du Zugriff, frag einen Admin.
Wie bekomme ich eine Freigabe für eine Rechnung?
Eingangsrechnungen brauchen automatisch eine Freigabe. Bei anderen Dokumenten klickst du auf „Freigabe anfordern“ und wählst alle mit Freigaberecht oder eine Person. Sie bekommt eine Mail und gibt frei oder lehnt mit Bemerkung ab. Freigeben darf standardmäßig nur ein Admin.
Wie werde ich an ein Dokument erinnert?
Setz am Dokument eine Wiedervorlage mit Datum, Person und Notiz. Alle fälligen Wiedervorlagen stehen auf der Seite Fristen. Am Fälligkeitstag kommt zusätzlich eine Mail.
Kann ich Belege per E-Mail an Dokumente schicken?
Noch nicht. Ein E-Mail-Postfach als Eingang und ein Scanner-Ordner kommen bald. Bis dahin speicherst du die Mail als .eml-Datei oder den Anhang und lädst ihn im Posteingang hoch.