Aufgaben
Aufgaben und Projekte im Team und mit Partnern
Wofür ist Aufgaben?
Aufgaben ist eure gemeinsame To-do-Liste für Inhaber, Büro und externe Partner. Du legst Aufgaben an, verteilst sie im Team, setzt Fristen und siehst, was erledigt ist. Über das Feld Objekt ordnest du eine Aufgabe einem Haus oder einer Wohnung zu.
Aufgaben ist nicht für Reinigungseinsätze, Gästebuchungen oder Mietdaten gedacht. Dafür gibt es eigene Apps.
Beispieladresse: aufgaben.deinefirma.objektflow.de
Rollen und Rechte
| Rolle | Was sie darf (Standard) |
|---|---|
| Admin | Alles wie Team, zusätzlich Sicherung, Export und Import |
| Team | Alle Team-Projekte und Aufgaben sehen, Projekte und Abschnitte anlegen, Labels ändern, Projektvorlagen nutzen |
| Partner (extern) | Nur Projekte, in denen er Mitglied ist, und Aufgaben, die ihm zugewiesen sind |
Wichtig zur Sichtbarkeit:
- Eigene und mir zugewiesene Aufgaben sehe ich immer – auch ohne Zugriff auf das Projekt. Das Projekt erscheint dann nur mit Namen und dem Zusatz „(nur meine)“.
- Projekte sind entweder für das ganze Team oder nur für Mitglieder sichtbar.
- Der Eingang ist persönlich. Niemand sonst sieht ihn.
- Aufgaben kannst du nur Personen zuweisen, die das Projekt sehen.
Personen und Rollen vergibt der Admin im objektflow Konto. Was eine Rolle genau darf (z. B. „Alle Team-Projekte sehen“), stellt er dort unter Rollen & Rechte ein.
Erste Schritte
- Melde dich im objektflow Konto an und öffne Aufgaben über die Kachel.
- Schau dir die Ansicht Heute an: Dort stehen alle Aufgaben für heute und alles Überfällige.
- Lege deine erste Aufgabe mit der Taste Q an.
- Stelle unter Mein Konto in Aufgaben ein, welche Benachrichtigungen du per E-Mail oder Push möchtest.
- Optional: Lege Aufgaben am Handy auf den Startbildschirm.
Aufgaben Schritt für Schritt
Aufgabe schnell anlegen (Schnelleintrag)
- Drücke Q oder klicke auf + Neu.
- Tippe den Titel und nutze Kürzel direkt im Text:
-
#Projekt– Projekt -@Label– Label -+Name– zuständige Person -^Objekt– Objekt -p1bisp4– Priorität -{Datum}– Deadline - Datum in Worten: heute, morgen, Freitag, 24.10., in 3 Tagen, nächste Woche, Monatsende, 9 Uhr - Drücke Enter.
Beispiel: Treppenhaus Musterstraße 5 prüfen #Objektservice +Jonas morgen 9 Uhr p2
Aufgabe ausfüllen und zuweisen
- Klicke auf eine Aufgabe. Sie öffnet sich in der Mitte.
- Ergänze Beschreibung, Fälligkeit mit Uhrzeit, Deadline, Priorität, Labels, Zuständig und Objekt.
- Lege bei Bedarf Unteraufgaben an.
- Schreibe Kommentare. Fotos und PDFs kannst du anhängen.
- Erwähne Kolleginnen und Kollegen mit
+Name. Sie bekommen eine Benachrichtigung.
Wiederkehrende Aufgabe anlegen
- Öffne die Aufgabe und setze eine Wiederholung, z. B. täglich, jeden Werktag, jeden Mo und Do, jeden 1., alle 2 Wochen, monatlich oder jährlich.
- Optional: Wiederholung ab Erledigung – der nächste Termin richtet sich dann nach dem Tag, an dem du abhakst.
- Hakst du die Aufgabe ab, springt sie auf den nächsten Termin. Unteraufgaben werden zurückgesetzt, eine Deadline wandert mit.
Projekt anlegen und strukturieren
- Lege ein neues Projekt an und wähle eine Farbe.
- Lege fest, ob es das ganze Team oder nur Mitglieder sehen.
- Gliedere es in Abschnitte (z. B. Täglich, Wöchentlich, Monatlich) oder lege Unterprojekte an.
- Wähle die Ansicht: Liste, Board (Spalten zum Verschieben) oder Kalender.
- Speichere ein gutes Projekt als Vorlage, um es später erneut zu nutzen. Erledigte Projekte kannst du archivieren.
Externen Partner an einer Aufgabe beteiligen
- Bitte deinen Admin, den Partner im objektflow Konto einzuladen und ihm für Aufgaben die Rolle Partner zu geben.
- Nimm den Partner als Mitglied in ein Projekt auf – oder weise ihm nur einzelne Aufgaben zu.
- Der Partner sieht dann nur dieses Projekt bzw. nur seine Aufgaben.
Beispiel: Die Hausmeister Schulz GmbH bekommt nur die Aufgabe „Heizung Musterstraße 5 entlüften“ und sieht sonst nichts.
Filter anlegen und speichern
- Öffne Filter & Labels.
- Schreibe eine Filterabfrage. Verknüpfe mit
&(und),|(oder),!(nicht). - Beispiele:
heute & p1,überfällig,7 tage & +ich,^Objekt,nicht zugewiesen,wiederkehrend,ohne datum. - Speichere den Filter und markiere ihn als Favorit. Dann steht er in der Seitenleiste.
Mehrere Aufgaben auf einmal ändern
- Klicke auf Auswählen.
- Markiere die Aufgaben.
- Ändere die markierten Aufgaben gemeinsam in einem Schritt.
Zum schnellen Verschieben einzelner Aufgaben: Fahre mit der Maus über die Aufgabe und wähle Heute, Morgen, Wochenende oder Nächste Woche. Du kannst Aufgaben auch per Ziehen und Ablegen in einen anderen Abschnitt, Kalendertag oder ein anderes Projekt schieben.
Team-Überblick nutzen
- Öffne Team.
- Jede Person hat eine Karte mit offenen, überfälligen und in den letzten 7 Tagen erledigten Aufgaben.
- Prüfe die nicht zugewiesenen Aufgaben und verteile sie.
Die Team-Übersicht sieht nur, wer das Recht „Alle Personen sehen“ hat.
Aufgaben in Outlook oder im Handy-Kalender sehen
- Hol dir in Aufgaben den Link für das Kalender-Abo (ICS).
- Kopiere den Link.
- Füge ihn in Outlook oder in deinem Handy-Kalender als Abo hinzu.
Daten exportieren, importieren und drucken
- Export: Als CSV (für Excel) oder als .ics (für Outlook).
- Import: Aufgaben aus einer Todoist-CSV je Projekt übernehmen.
- Druck: Über die Druckansicht eine Liste ausdrucken.
- Sicherung: Admins können eine komplette Sicherung exportieren und wieder importieren.
Tipps für den Alltag
- Jeden Morgen „Heute“ öffnen. Mit „Meine/Alle“ schaltest du zwischen deinen und allen Aufgaben um.
- Alles erst in den Eingang. Später in Ruhe einem Projekt zuordnen.
- Tastenkürzel: Q neu, / Suche, ? zeigt alle Kürzel.
- Tagesziel: Standard sind 5 erledigte Aufgaben pro Tag. Der Balken zeigt die letzten 7 Tage.
- Morgen-Übersicht: Werktags kommt auf Wunsch eine Übersicht per E-Mail oder Push.
- Wochenbericht: Admins bekommen montags einen Wochenbericht.
- Keine Passwörter oder Kontonummern in Aufgaben oder Kommentare schreiben.
- Hell oder dunkel: Die Darstellung lässt sich umschalten. Am Handy ist der letzte Stand auch offline lesbar.
- KI-Hilfe: „Mit KI zerlegen“ (Unteraufgaben vorschlagen) und „Aus Text erzeugen“ (aus einer E-Mail Aufgaben machen) erscheinen nur, wenn die KI-Funktion in deiner Umgebung eingerichtet ist und deine Rolle das Recht dafür hat.
Häufige Fragen
Wie melde ich mich in Aufgaben an?
Aufgaben hat keine eigene Anmeldung. Melde dich im objektflow Konto an (z. B. konto.deinefirma.objektflow.de) und öffne Aufgaben über die Kachel. Passwort vergessen? Nutze „Passwort vergessen?“ auf der Anmeldeseite des Kontos. „Abmelden“ in Aufgaben meldet dich in allen objektflow-Apps ab.
Ich sehe ein Projekt oder Aufgaben meiner Kollegen nicht. Warum?
Was du siehst, hängt von deiner Rolle und vom Projekt ab. Projekte „nur für Mitglieder“ sieht nur, wer Mitglied ist. Aufgaben anderer siehst du nur mit dem Recht „Alle Aufgaben in sichtbaren Projekten sehen“. Eigene und dir zugewiesene Aufgaben siehst du immer. Brauchst du mehr Zugriff, wende dich an deinen Admin.
Was bedeutet „(nur meine)“ neben einem Projekt?
Du bist kein Mitglied dieses Projekts, aber dir ist dort mindestens eine Aufgabe zugewiesen. Du siehst deshalb nur deine eigenen Aufgaben aus diesem Projekt. Das ist gewollt, z. B. für externe Partner.
Wie lade ich einen Kollegen oder externen Partner zu Aufgaben ein?
Personen werden zentral im objektflow Konto eingeladen. Der Admin öffnet dort Personen → Person einladen und gibt für Aufgaben die Rolle „Team“ oder „Partner“. Danach nimmst du die Person in Aufgaben als Mitglied ins Projekt auf oder weist ihr Aufgaben zu. Bist du kein Admin, wende dich an deinen Admin.
Ich kann eine Aufgabe einer Person nicht zuweisen. Warum?
Du kannst Aufgaben nur Personen zuweisen, die das Projekt sehen. Nimm die Person als Mitglied ins Projekt auf oder stelle das Projekt auf „ganzes Team“. Fehlt die Person ganz, hat sie noch keinen Zugang zu Aufgaben – wende dich an deinen Admin.
Wie lege ich eine Aufgabe am schnellsten an?
Drücke Q und tippe alles in eine Zeile, z. B. Rauchmelder prüfen #Objektservice +Jonas ^Objekt Freitag p2. Aufgaben erkennt Projekt (#), Label (@), Person (+), Objekt (^), Priorität (p1–p4), Deadline ({…}) und Datum in Worten wie „morgen“ oder „nächste Woche“.
Wie richte ich eine wiederkehrende Aufgabe ein?
Setze in der Aufgabe eine Wiederholung, z. B. „jeden Werktag“, „jeden Mo und Do“, „jeden 1.“ oder „alle 2 Wochen“. Beim Abhaken springt die Aufgabe auf den nächsten Termin, Unteraufgaben werden zurückgesetzt. Mit „ab Erledigung“ zählt der nächste Termin ab dem Tag, an dem du abhakst.
Ich habe eine wiederkehrende Aufgabe abgehakt und sie ist wieder da. Ist das ein Fehler?
Nein. Wiederkehrende Aufgaben springen beim Abhaken auf den nächsten Termin. Die Aufgabe ist für diesen Termin erledigt und steht jetzt mit dem neuen Datum in der Liste. Soll sie ganz weg, entferne die Wiederholung oder lösche die Aufgabe.
Ich bekomme zu viele oder keine Benachrichtigungen. Wo stelle ich das ein?
Öffne in Aufgaben Mein Konto. Dort legst du fest, welche E-Mails du bekommst (Zuweisung, Erwähnung, Kommentar, Morgen-Übersicht, Erinnerung) und ob dieses Gerät Push-Nachrichten erhält. Push gilt je Gerät. Am iPhone klappt Push erst, wenn du die App über „Zum Home-Bildschirm“ abgelegt hast.
Wie nutze ich Aufgaben auf dem Handy?
Öffne Aufgaben im Browser deines Handys und lege die Seite über das Teilen-Menü Zum Home-Bildschirm ab. Dann startet sie wie eine App. Der letzte Stand ist auch ohne Netz lesbar. Fotos kannst du direkt an Kommentare anhängen.
Wie sehe ich meine Aufgaben in Outlook?
Hol dir in Aufgaben den Link für das Kalender-Abo (ICS) und füge ihn in Outlook als Internetkalender hinzu. Aufgaben mit Datum erscheinen dann in deinem Kalender. Alternativ exportierst du einzelne Listen als .ics-Datei.
Wie exportiere ich Aufgaben nach Excel?
Nutze den Export als CSV. Die Datei öffnest du in Excel. Eine komplette Sicherung mit Export und Import können nur Admins machen. Fehlt dir der Export, wende dich an deinen Admin.
Kann ich unsere Aufgaben aus Todoist übernehmen?
Ja. Exportiere in Todoist ein Projekt als CSV und importiere die Datei in Aufgaben. Der Import läuft je Projekt. Prüfe danach Zuständige und Fälligkeiten.
Wie finde ich alle Aufgaben zu einem bestimmten Objekt?
Trage bei jeder Aufgabe das Objekt ein (im Schnelleintrag mit ^). Danach filterst du unter Filter & Labels mit ^Objekt oder kombinierst, z. B. ^Objekt & überfällig. Speichere den Filter als Favorit für schnellen Zugriff.
Ich sehe die Knöpfe „Mit KI zerlegen“ oder „Aus Text erzeugen“ nicht. Warum?
Die KI-Funktionen erscheinen nur, wenn sie in deiner objektflow-Umgebung eingerichtet sind und deine Rolle das Recht für KI-Funktionen hat. Frag zuerst deinen Admin nach dem Recht. Ob KI in deiner Umgebung verfügbar ist, klärt dein Admin mit dem objektflow-Support.
Ich habe aus Versehen etwas geändert oder gelöscht. Kann ich das zurückholen?
Jede Aufgabe hat einen Verlauf. Dort siehst du, wer wann was geändert hat. Archivierte Projekte sind nicht gelöscht, nur ausgeblendet. Admins können eine Sicherung importieren – das betrifft aber alle Daten. Wende dich an deinen Admin, bevor eine Sicherung eingespielt wird.
Was ist der Unterschied zwischen Fälligkeit und Deadline?
Die Fälligkeit ist der Tag (optional mit Uhrzeit), an dem du die Aufgabe bearbeiten willst. Sie bestimmt, wann die Aufgabe in „Heute“ erscheint. Die Deadline ist der späteste Termin, bis zu dem sie fertig sein muss. Bei wiederkehrenden Aufgaben wandert die Deadline mit.
Aufgaben zeigt „Noch nicht gebucht“. Was nun?
Deine Firma hat Aufgaben nicht (mehr) gebucht, z. B. nach Ende der Testphase. Deine Daten bleiben erhalten. Admins buchen im objektflow Konto unter Abo & Vertrag → Module wählen. Als Teammitglied klickst du auf Freischaltung anfragen – dein Admin bekommt eine E-Mail.