Unterschrift
Dokumente digital unterschreiben lassen
Wofür ist Unterschrift?
Mit Unterschrift lässt du Dokumente digital unterschreiben – z. B. Mietverträge, Reinigungsverträge, Vereinbarungen oder SEPA-Lastschriftmandate. Du lädst ein PDF hoch, legst fest, wer wo unterschreibt, und verschickst es. Die Empfänger unterschreiben am Handy oder PC. Am Ende bekommen alle das unterschriebene PDF und ein Abschlusszertifikat.
Unterschrift gibt es in objektflow auf Anfrage. Dein Admin fragt die Freischaltung im objektflow Konto unter Abo & Vertrag → Module wählen → Weitere Apps an.
Beispieladresse: unterschrift.deinefirma.objektflow.de
Rollen und Rechte
| Rolle | Was sie darf (Standard) |
|---|---|
| Admin | Alles: auch ohne interne Freigabe versenden, Freigaben erteilen, Formular-Links verwalten, Vorgänge löschen (Datenschutz), Einstellungen und Schnittstellen |
| Team | Vorgänge aller sehen, anlegen, versenden und stornieren, Vor-Ort-Unterschrift, Vorlagen pflegen, Massenversand, Fristen pflegen |
| Nur lesen | Vorgänge aller sehen |
| Empfänger (Kunden, Mieter, Partner) | Brauchen kein Konto. Sie öffnen den Link aus der E-Mail und bestätigen sich mit einem Code |
Wer kein Recht „Ohne interne Freigabe versenden“ hat, schickt Vorgänge zuerst in die interne Freigabe. Personen und Rollen vergibt der Admin im objektflow Konto, die einzelnen Rechte unter Rollen & Rechte.
Erste Schritte
- Melde dich im objektflow Konto an und öffne Unterschrift über die Kachel.
- Admin: Prüfe unter Einstellungen die Firmendaten und die Aufbewahrungsdauer.
- Prüfe im objektflow Konto unter E-Mail, dass Unterschrift einen Absender hat. Sonst kommen keine Einladungen beim Empfänger an.
- Lege deinen ersten Vorgang als Test an und schicke ihn an deine eigene E-Mail-Adresse.
Das Menü: Übersicht, Freigaben, Vorlagen, Massenversand, Formular-Links, Fristen, Einstellungen. Was du siehst, hängt von deinen Rechten ab.
Aufgaben Schritt für Schritt
Dokument zur Unterschrift senden
- Klicke auf + Neu → Neuer Vorgang.
- Lade das PDF hoch.
- Füge die Empfänger hinzu und wähle für jeden, was er tut: unterschreibt, genehmigt oder erhält Kopie.
- Lege bei Bedarf die Reihenfolge fest (z. B. erst der Mieter, dann der Vermieter).
- Ziehe die Felder auf das Dokument: Unterschrift, Paraphe, Datum, Name, Text, E-Mail, Ankreuzfeld. Ordne jedes Feld einem Empfänger zu.
- Klicke auf Senden. Die Empfänger bekommen eine E-Mail mit dem Link.
Beispiel: Mietvertrag Wohnung 3, Musterstraße 5 an Lena Hoffmann (unterschreibt), danach an Jonas Becker (unterschreibt für die Musterhaus Immobilien GmbH), Kopie an die Buchhaltung.
Vorlage anlegen
- Lege einen Vorgang mit PDF, Rollen und Feldern an.
- Klicke auf Als Vorlage speichern.
- Beim nächsten Mal wählst du unter Vorlagen die Vorlage, trägst nur noch die Empfänger ein und sendest.
Tipp: Rollen mit fester E-Mail-Adresse (z. B. die Geschäftsführung) kannst du in der Vorlage schon belegen.
So unterschreibt der Empfänger
- Der Empfänger öffnet die E-Mail und klickt auf Dokument öffnen.
- Er klickt auf Code senden und bekommt einen 6-stelligen Code per E-Mail. Der Code gilt 10 Minuten.
- Er gibt den Code ein und stimmt der elektronischen Unterschrift zu.
- Mit Nächstes Feld springt er durch alle Pflichtfelder.
- Bei der Unterschrift wählt er Zeichnen (mit Finger oder Maus) oder Tippen (Name eintippen).
- Er klickt auf Fertigstellen.
Die Signierseite gibt es auf Deutsch, Englisch, Arabisch, Italienisch und Slowenisch. Der Empfänger kann auch Ablehnen und einen Grund angeben.
Vor Ort unterschreiben lassen
- Öffne den Vorgang.
- Klicke auf Vor Ort unterschreiben.
- Prüfe den Ausweis der Person und setze das Häkchen, dass du die Identität geprüft hast.
- Gib das Gerät (Tablet, Handy, Laptop) an die Person. Sie unterschreibt direkt dort.
Gut für Übergaben in der Wohnung oder Vertragstermine im Büro.
Stand prüfen, erinnern oder stornieren
- Öffne die Übersicht. Jeder Vorgang hat einen Status: Entwurf, Wartet auf Freigabe, Unterwegs, Abgeschlossen, Abgelehnt, Abgelaufen oder Storniert.
- Öffne den Vorgang. Du siehst je Empfänger, ob er eingeladen ist, seine Identität bestätigt, unterschrieben oder abgelehnt hat.
- Erinnern: schickt offenen Empfängern eine Erinnerung.
- Stornieren: zieht den Vorgang zurück. Die Empfänger bekommen eine Mail, dass sie nicht mehr unterschreiben müssen.
- Hast du eine falsche E-Mail-Adresse eingetragen, korrigiere den Empfänger (Recht „Vorgänge stornieren / Empfänger korrigieren“).
Interne Freigabe erteilen
- Öffne Freigaben. Die Zahl im Menü zeigt, wie viele Vorgänge warten.
- Prüfe das Dokument und die Empfänger.
- Gib den Vorgang frei. Erst dann geht er an die Empfänger.
Massenversand (ein Dokument an viele)
- Bereite eine Vorlage mit genau einer Rolle ohne feste E-Mail-Adresse vor. Das ist die Person, die jedes Mal wechselt.
- Öffne Massenversand und wähle die Vorlage.
- Füge die Liste ein: je Zeile
Name; E-Mail; Kundennummer; Sprache(Sprache: de, en, ar, it oder sl). - Klicke auf Massenversand starten. Jede Person bekommt ihren eigenen Vorgang.
Beispiel: Neue Hausordnung an alle Mieter eines Hauses zur Kenntnisnahme und Unterschrift.
Formular-Link anlegen
- Öffne Formular-Links.
- Wähle eine Vorlage mit genau einer Rolle ohne feste E-Mail-Adresse.
- Erzeuge den Link und teile ihn, z. B. auf deiner Website, in einem Angebot oder per Messenger.
- Wer den Link öffnet, gibt Name und E-Mail ein, bestätigt per Code und unterschreibt.
Fristen und Wiedervorlagen pflegen
- Öffne einen Vorgang oder das Dokument im Editor.
- Trage Vertragsende, Kündigungsfrist und Wiedervorlage am ein.
- Speichere. Am Tag der Wiedervorlage bekommt der Ersteller eine E-Mail.
- Unter Fristen siehst du die Wiedervorlagen der nächsten 14 Tage.
Unterschriebenes Dokument herunterladen und prüfen
- Sobald alle unterschrieben haben, ist der Vorgang Abgeschlossen. Alle Beteiligten bekommen eine Mail mit Dokumente herunterladen.
- Im Vorgang lädst du das unterschriebene PDF und das Abschlusszertifikat herunter.
- Das Original bleibt unverändert. Das Dokument trägt ein Firmensiegel.
- Jeder kann ein Dokument auf der Prüfseite auf Echtheit prüfen, z. B.
unterschrift.deinefirma.objektflow.de/pruefen.
Tipps für den Alltag
- Erst an dich selbst testen. Neue Vorlagen einmal an deine eigene Adresse schicken.
- Empfängern Bescheid geben. Sag Kunden vorher, dass eine Mail mit Code kommt – auch der Spam-Ordner zählt.
- Mail nicht weiterleiten. Der Link ist persönlich. Soll eine andere Person unterschreiben, storniere oder korrigiere den Empfänger.
- Vorlagen statt Einzelarbeit. Wiederkehrende Verträge immer als Vorlage anlegen.
- Aufbewahrung: Der Admin legt unter Einstellungen fest, wie viele Jahre abgeschlossene Vorgänge aufbewahrt werden.
- Andere Apps: Andere objektflow-Apps können Dokumente über Unterschrift verschicken (z. B. Mietverträge aus Immo). Den Stand siehst du dann auch hier.
- Schnittstelle: Für eigene Anbindungen gibt es unter Einstellungen API-Schlüssel und Webhooks (nur Admin). Ein Schlüssel wird nur einmal angezeigt.
Häufige Fragen
Wie bekommen wir Unterschrift in objektflow?
Unterschrift gibt es auf Anfrage. Dein Admin öffnet im objektflow Konto Abo & Vertrag → Module wählen und fragt Unterschrift unter Weitere Apps – Freischaltung auf Anfrage an. Das geht auch in der Testphase. Der objektflow-Support meldet sich dann bei euch.
Braucht mein Kunde ein Konto, um zu unterschreiben?
Nein. Der Kunde bekommt eine E-Mail mit dem Knopf Dokument öffnen. Zur Sicherheit erhält er beim Öffnen einen 6-stelligen Code per E-Mail. Mit dem Code bestätigt er seine Identität und kann sofort unterschreiben – am Handy oder am PC.
Der Empfänger sagt, er hat keine E-Mail bekommen. Was tun?
- Bitte den Empfänger, im Spam-Ordner nachzusehen.
- Prüfe im Vorgang, ob die E-Mail-Adresse stimmt. Wenn nicht, korrigiere den Empfänger.
- Klicke auf Erinnern, um die Mail erneut zu schicken.
- Prüfe, ob der Vorgang noch in der internen Freigabe wartet – dann ist er noch gar nicht verschickt.
Kommt weiterhin nichts an, prüft dein Admin im objektflow Konto unter E-Mail das Versandprotokoll.
Der Bestätigungscode funktioniert nicht. Was kann der Empfänger tun?
Der Code gilt nur 10 Minuten. Ist er abgelaufen, klickt der Empfänger erneut auf Code senden und nutzt den neuesten Code. Bei „Zu viele Versuche“ muss er etwas warten und es später erneut versuchen. Er soll auch im Spam-Ordner nach der Code-Mail suchen.
Warum steht mein Vorgang auf „Wartet auf Freigabe“?
Deine Rolle hat nicht das Recht „Ohne interne Freigabe versenden“. Der Vorgang geht erst raus, wenn eine berechtigte Person ihn unter Freigaben freigibt. Sag der zuständigen Person Bescheid oder wende dich an deinen Admin, wenn du das Recht dauerhaft brauchst.
Ich habe eine falsche E-Mail-Adresse eingetragen. Wie korrigiere ich das?
Öffne den Vorgang und korrigiere den Empfänger. Dafür brauchst du das Recht „Vorgänge stornieren / Empfänger korrigieren“. Alternativ stornierst du den Vorgang und legst ihn neu an. Fehlt dir das Recht, wende dich an deinen Admin.
Wie ziehe ich ein verschicktes Dokument zurück?
Öffne den Vorgang und klicke auf Stornieren. Der Status wird „Storniert“. Die Empfänger bekommen eine E-Mail, dass sie das Dokument nicht mehr unterschreiben müssen.
Was bedeuten die Status eines Vorgangs?
- Entwurf: noch nicht verschickt
- Wartet auf Freigabe: liegt in der internen Freigabe
- Unterwegs: verschickt, noch nicht alle haben unterschrieben
- Abgeschlossen: alle haben unterschrieben
- Abgelehnt: ein Empfänger hat abgelehnt (mit Grund)
- Abgelaufen: der Link ist abgelaufen
- Storniert: von euch zurückgezogen
Ein Empfänger hat abgelehnt. Wie geht es weiter?
Im Vorgang siehst du den Grund, den der Empfänger angegeben hat. Kläre das Thema mit ihm, passe das Dokument an und lege einen neuen Vorgang an.
Wo finde ich das unterschriebene Dokument?
Öffne den abgeschlossenen Vorgang. Dort lädst du das unterschriebene PDF und das Abschlusszertifikat herunter. Alle Beteiligten bekommen beim Abschluss außerdem eine Mail mit Dokumente herunterladen.
Wie prüfe ich, ob ein unterschriebenes Dokument echt ist?
Öffne die Prüfseite deiner Umgebung, z. B. unterschrift.deinefirma.objektflow.de/pruefen, und lade das PDF hoch. Die Seite zeigt, ob die Datei genau mit dem abgeschlossenen Vorgang übereinstimmt. Die hochgeladene Datei wird dabei nicht gespeichert. Das Original bleibt beim Unterschreiben unverändert und trägt ein Firmensiegel.
Kann ein Kunde direkt bei uns im Büro oder in der Wohnung unterschreiben?
Ja. Öffne den Vorgang und klicke auf Vor Ort unterschreiben. Prüfe den Ausweis der Person und bestätige das mit dem Häkchen. Dann unterschreibt die Person direkt auf deinem Tablet, Handy oder Laptop. Dafür brauchst du das Recht „Vor-Ort-Unterschrift durchführen“.
Wie schicke ich dasselbe Dokument an viele Personen?
Nutze den Massenversand. Die Vorlage braucht genau eine Rolle ohne feste E-Mail-Adresse. Füge die Liste ein (je Zeile Name; E-Mail; Kundennummer; Sprache) und starte den Versand. Jede Person bekommt einen eigenen Vorgang.
Beim Massenversand oder Formular-Link kommt eine Meldung zur Rolle. Was bedeutet das?
Für Massenversand und Formular-Links braucht die Vorlage genau eine Rolle ohne feste E-Mail-Adresse – das ist die Person, die jedes Mal wechselt. Alle anderen Rollen müssen in der Vorlage eine feste Adresse haben. Passe die Vorlage unter Vorlagen an und versuche es erneut.
In welchen Sprachen können Empfänger unterschreiben?
Die Signierseite und die E-Mails an Empfänger gibt es auf Deutsch, Englisch, Arabisch, Italienisch und Slowenisch. Beim Massenversand legst du die Sprache je Person in der Liste fest (de, en, ar, it, sl).
Ist die Unterschrift rechtlich gültig?
Unterschrift erstellt eine elektronische Unterschrift mit Nachweisen: Bestätigungscode per E-Mail, Zustimmung des Unterzeichners, Zeitpunkt, IP-Adresse und Gerät, Firmensiegel und Abschlusszertifikat. Eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) bietet die App nicht an. Ob für ein bestimmtes Dokument eine strengere Form vorgeschrieben ist, klärst du bitte mit deiner Rechtsberatung.
Wie lange werden unterschriebene Vorgänge aufbewahrt?
Das legt dein Admin unter Einstellungen → Siegel & Aufbewahrung fest (Aufbewahrung abgeschlossener Vorgänge in Jahren). Einzelne Vorgänge aus Datenschutzgründen löschen darf nur, wer das Recht „Vorgänge löschen (Datenschutz)“ hat – standardmäßig der Admin.
Ich sehe „Massenversand“ oder „Formular-Links“ nicht im Menü. Warum?
Diese Menüpunkte erscheinen nur, wenn deine Rolle das passende Recht hat („Massenversand“ bzw. „Formular-Links verwalten“). Rechte vergibt dein Admin im objektflow Konto unter Rollen & Rechte. Wende dich an deinen Admin.