Konto
Anmeldung, Personen, Rollen, Sicherheit, Firma & Marke
Wofür ist Konto?
Das objektflow Konto ist deine zentrale Anmeldung für alle objektflow-Apps. Du meldest dich einmal an und bist in allen Apps angemeldet, die deine Firma gebucht hat, z. B. Termine, Aufgaben oder Unterschrift.
Im Konto passiert außerdem alles, was die ganze Firma betrifft:
- Personen einladen, sperren und löschen
- festlegen, wer welche App mit welcher Rolle nutzen darf
- Rechte je Rolle einstellen
- Firmendaten, Logo und Farben hinterlegen
- E-Mail-Absender für alle Apps einrichten
- Apps buchen, Abo und Vertrag verwalten
- Anmeldung für Mitarbeitende am Handy (Personalnummer + PIN)
Beispieladresse: konto.deinefirma.objektflow.de
Wichtig: Personen und Rechte pflegst du nur im Konto. Die einzelnen Apps haben keine eigene Benutzerverwaltung. In den Apps findest du dafür nur einen Link „Personen & Rechte“.
Rollen und Rechte
| Wer | Was er oder sie im Konto darf |
|---|---|
| Konto-Admin (Inhaber, Büroleitung) | Personen einladen, ändern, sperren, löschen; Rollen und Rechte für alle Apps vergeben; Firma & Marke, E-Mail, Anmeldung & Sicherheit, Abo & Vertrag |
| Büro/Team | Sich anmelden, eigene Daten pflegen (Name, Passwort, Zwei-Faktor, Geräte, Push), Apps öffnen. Nicht gebuchte Apps nur anfragen, nicht buchen |
| Externe Partner (z. B. Handwerker, Subunternehmer) | Wie Team, aber nur mit den Apps und Rollen, die der Admin freigibt (z. B. Aufgaben als „Partner“) |
| Kunden, Mieter, Eigentümer | Haben nur Zugang zu ihrem Portal in der jeweiligen App. Sie sehen nur den Namen deiner Firma, nicht objektflow |
| Mitarbeitende (z. B. Reinigungskräfte) | Melden sich am Handy mit Personalnummer + PIN an und sehen nur die Mitarbeiter-Apps, die für sie freigeschaltet sind |
Jede Person hat je App eine Rolle, z. B. „Admin“, „Team“, „Partner“ oder „Nur lesen“. Was eine Rolle darf, legt der Admin unter Rollen & Rechte mit Häkchen fest. Die Rolle „Admin“ darf immer alles, damit sich niemand aussperrt.
Erste Schritte
Für den ersten Admin (neue Firma):
- Registriere deine Firma über „14 Tage kostenlos testen“ auf objektflow.de: Name, Firma, E-Mail, Telefon, Branche.
- Bestätige deine E-Mail-Adresse über den Link in der Bestätigungsmail.
- Warte kurz, bis deine Umgebung eingerichtet ist (ca. 1 Minute).
- Lege dein Passwort fest (mindestens 10 Zeichen).
- Richte die Zwei-Faktor-Anmeldung mit einer Authenticator-App ein und speichere die Wiederherstellungscodes sicher.
- Folge dem Einrichtungsassistenten (Firmendaten wie Anschrift und Umsatzsteuer-ID). Jeden Schritt kannst du überspringen und später nachholen.
Für eingeladene Personen:
- Öffne die Einladungsmail und klicke auf den Link.
- Lege dein Passwort fest.
- Wenn deine Firma es verlangt: Richte die Zwei-Faktor-Anmeldung ein.
- Du siehst jetzt die Kacheln deiner Apps. Ein Klick öffnet die App.
Für Mitarbeitende am Handy:
- Öffne
konto.deinefirma.objektflow.deam Handy. Es erscheint direkt die Mitarbeiter-Anmeldung. - Gib Personalnummer und PIN ein.
- Tippe auf eine Kachel, um die App zu öffnen.
Aufgaben Schritt für Schritt
Person einladen (Admin)
- Öffne im Konto Personen.
- Klicke auf Person einladen.
- Trage Name, E-Mail, Telefon, Firma und Art ein (z. B. Mitarbeiter, Partner/extern, Kunde).
- Wähle je App die passende Rolle, z. B. Aufgaben: Team, Termine: Team.
- Klicke auf Einladen. Die Person bekommt eine E-Mail mit einem Link zum Passwort-Setzen.
Beispiel: Du lädst Jonas Becker (Büro, Musterhaus Immobilien GmbH) mit Aufgaben „Team“ und Termine „Team“ ein.
Rolle ändern oder Zugang zu einer App entziehen (Admin)
- Öffne Personen und klicke auf die Person.
- Gehe zum Bereich Zugänge und Rollen.
- Wähle bei der App eine andere Rolle oder „Kein Zugang“.
- Die Änderung gilt sofort in der App.
Rechte einer Rolle anpassen oder eigene Rolle anlegen (Admin)
- Öffne Rollen & Rechte.
- Wähle oben die App, z. B. Termine.
- Klicke links auf eine Rolle. Rechts siehst du die Rechte nach Bereichen mit Schaltern.
- Schalte Rechte an oder aus und speichere.
- Für eine neue Rolle (z. B. „Buchhaltung“ oder „Objektbetreuung“): Rolle anlegen, Rechte von einer bestehenden Rolle übernehmen, anpassen, speichern.
- Weise die Rolle danach unter Personen zu.
Eigene Rollen ohne Personen kannst du wieder löschen.
Person sperren, freigeben oder löschen (Admin)
- Öffne Personen und klicke auf die Person.
- Sperren: Die Person kann sich nirgends mehr anmelden und wird überall abgemeldet. Ihre Zugänge bleiben gespeichert.
- Freigeben: Hebt die Sperre auf. Die alten Zugänge gelten wieder.
- Person löschen: Tippe zur Sicherheit die E-Mail-Adresse der Person ein. Was die Person in den Apps getan hat (Aufgaben, Termine usw.), bleibt mit Namen erhalten.
Tipp: Wenn jemand die Firma verlässt, reicht Sperren. Löschen nur, wenn die Person endgültig weg sein soll.
Passwort-Link senden oder Zwei-Faktor zurücksetzen (Admin)
- Öffne Personen und klicke auf die Person.
- Klicke oben auf Passwort-Link senden. Bei einer offenen Einladung heißt der Knopf Einladung erneut senden.
- Hat die Person ihr Handy mit der Authenticator-App verloren: Klicke auf Zwei-Faktor zurücksetzen. Die Person richtet Zwei-Faktor bei der nächsten Anmeldung neu ein.
Admins sehen oder setzen nie ein Passwort selbst.
Zwei-Faktor-Anmeldung einrichten (alle)
- Öffne Mein Konto → Zwei-Faktor-Anmeldung.
- Scanne den QR-Code mit einer Authenticator-App (z. B. Microsoft Authenticator oder Google Authenticator).
- Gib den 6-stelligen Code aus der App ein.
- Speichere die 10 Wiederherstellungscodes, z. B. in deinem Passwortmanager. Jeder Code gilt einmal.
Neues Handy? Mein Konto → Zwei-Faktor → Neu verbinden (mit Passwort und Code oder Wiederherstellungscode).
Anmeldung & Sicherheit festlegen (Admin)
- Öffne Verwaltung → Anmeldung & Sicherheit.
- Lege fest, ob Zwei-Faktor für Konto-Admins und für das Team freiwillig oder Pflicht ist.
- Optional: Richte „Mit Microsoft anmelden“ oder „Mit Google anmelden“ ein. Dafür brauchst du Daten aus dem Microsoft- bzw. Google-Verwaltungsbereich deiner Firma. Frag dazu deine IT oder den objektflow-Support.
Auch mit Microsoft- oder Google-Anmeldung kommen nur Personen rein, die vorher im Konto eingeladen wurden.
Firma & Marke pflegen (Admin)
- Öffne Verwaltung → Firma & Marke.
- Trage Firmenname, Anschrift, Telefon, E-Mail, Website und Leitsatz ein.
- Lade dein Logo hoch (PNG, JPG, WEBP oder SVG, höchstens 200 KB) und wähle deine Farben.
- Speichere. Die Apps nutzen diese Daten z. B. in E-Mails und auf der Buchungsseite von Termine.
E-Mail-Absender einrichten (Admin)
- Öffne E-Mail im Konto.
- Verbinde dein Postfach: über Microsoft 365 (empfohlen) oder über SMTP.
- Lege Absender an: allgemeine Adressen (z. B. info@) und persönliche Adressen je Person.
- Ordne je App einen Standard-Absender für automatische Mails zu (Bestätigungen, Erinnerungen, Einladungen).
- Prüfe im Versandprotokoll, ob Mails rausgehen und ob es Fehler gibt.
Ohne eigenen Absender verschickt objektflow Mails mit dem Namen deiner Firma als Absendername. Antworten gehen an deine Firma. Ein eigener Absender hat immer Vorrang.
App buchen oder Module wählen (Admin)
- Öffne Abo & Vertrag → Module wählen.
- Wähle die Apps und Zusatzmodule, die du brauchst. Die Summe siehst du direkt.
- Stimme den Nutzungsbedingungen und dem Auftragsverarbeitungsvertrag zu.
- Bestätige. Nur das Gewählte ist danach gebucht. Du bekommst eine Bestätigungsmail.
Apps, die es nur auf Anfrage gibt (z. B. Unterschrift), stehen unter Weitere Apps – Freischaltung auf Anfrage. Frage dort die Freischaltung an; der objektflow-Support meldet sich.
Teammitglieder sehen nicht gebuchte Apps als graue Kachel und können nur Freischaltung anfragen. Der Admin bekommt dann eine E-Mail.
Mitarbeitenden Apps am Handy zuweisen (Admin)
- Öffne Verwaltung → Mitarbeiter-App.
- Suche die Person in der Karte Apps je Mitarbeiter und klicke auf Apps zuweisen.
- Schalte je Kachel an oder aus, welche Mitarbeiter-Apps die Person am Handy sieht.
- Optional: Gib der Person unter „Büro / PC“ je App eine Rolle.
- Speichere. Ausgeschaltete Apps verschwinden sofort von der Kachelseite.
Auf derselben Seite siehst du angemeldete Handys und kannst Mitarbeitende abmelden.
Geräte abmelden (alle)
- Öffne Mein Konto.
- Unter Angemeldete Geräte siehst du, wo du angemeldet bist.
- Klicke auf Alle anderen Geräte abmelden.
- Ändere danach dein Passwort, wenn ein Gerät verloren gegangen ist.
Push-Benachrichtigungen einschalten (alle)
- Öffne Mein Konto → Push.
- Erlaube Benachrichtigungen auf diesem Gerät.
- Am iPhone: Lege die Seite zuerst über „Zum Home-Bildschirm“ ab, dann klappt Push.
Tipps für den Alltag
- Zwei Admins pro Firma. Wenn einer krank ist oder sein Handy verliert, kann der andere helfen.
- Sperren statt löschen. Sperren lässt sich mit einem Klick rückgängig machen.
- Rollen nie in den Apps suchen. Alles zu Personen und Rechten steht im Konto.
- Abmelden gilt überall. Wer sich in einer App abmeldet, ist in allen Apps abgemeldet.
- Unter „Letzte Änderungen“ in der Personenliste siehst du, wer wann wen eingeladen, gesperrt oder geändert hat.
- Filter nutzen: Die Personenliste lässt sich nach Aktiv, Eingeladen, Gesperrt, Konto-Admins, App oder Art filtern.
- Testphase: 3 Tage vor Ende kommt eine Erinnerung. Danach sind die Apps „nicht gebucht“, deine Daten bleiben erhalten.
Kommt bald
- Rechnungen und Zahlungsmittel online im Konto verwalten. Bis dahin kommen Rechnungen per E-Mail.
Häufige Fragen
Ich habe mein Passwort vergessen. Was mache ich?
- Klicke auf der Anmeldeseite auf Passwort vergessen?.
- Gib deine E-Mail-Adresse ein.
- Öffne die Mail und lege über den Link ein neues Passwort fest. Der Link gilt 2 Stunden.
- Danach gibst du wie gewohnt deinen Zwei-Faktor-Code ein, falls du ihn nutzt.
Kommt keine Mail, kann dein Admin dir unter Personen einen Passwort-Link senden.
Meine Einladungsmail ist nicht angekommen. Was kann ich tun?
Schau zuerst im Spam-Ordner nach. Prüfe, ob dein Admin die richtige E-Mail-Adresse eingetragen hat. Einladungslinks laufen nach einiger Zeit ab. Bitte deinen Admin, unter Personen → deine Person → Einladung erneut senden zu klicken. Kommt weiterhin nichts an, sieht der Admin im Konto unter E-Mail im Versandprotokoll, ob die Mail rausging.
Ich sehe eine App nicht oder bekomme „Kein Zugriff“. Woran liegt das?
Dir fehlt der Zugang zu dieser App oder ein Recht in deiner Rolle. Zugänge und Rechte vergibt nur der Admin im objektflow Konto, nicht in der App selbst. Wende dich an deinen Admin und sag ihm, welche App und welche Funktion du brauchst. Ist die Kachel grau mit „nicht gebucht“, hat deine Firma die App noch nicht gebucht – dann kannst du Freischaltung anfragen.
Wie lade ich eine neue Person ein?
- Öffne Personen → Person einladen.
- Trage Name, E-Mail, Firma und Art ein.
- Wähle je App eine Rolle.
- Klicke auf Einladen.
Die Person bekommt eine Mail und legt ihr Passwort selbst fest. Die E-Mail-Adresse ist der Anmeldename und darf nur einmal vorkommen.
Ein Mitarbeiter verlässt die Firma. Was muss ich tun?
Öffne Personen, klicke auf die Person und wähle Sperren. Damit ist sie in allen Apps sofort abgemeldet und kann sich nicht mehr anmelden. Ihre Daten in den Apps bleiben erhalten. Wenn die Person endgültig weg soll, nutze Person löschen (E-Mail-Adresse zur Bestätigung eintippen). Was sie in den Apps getan hat, bleibt mit Namen erhalten.
Ich habe mein Handy mit der Authenticator-App verloren. Wie komme ich wieder rein?
Melde dich mit Passwort an und gib statt des 6-stelligen Codes einen deiner Wiederherstellungscodes ein. Danach richtest du unter Mein Konto → Zwei-Faktor → Neu verbinden dein neues Handy ein. Hast du keine Wiederherstellungscodes mehr, bitte deinen Admin um Zwei-Faktor zurücksetzen. Du richtest Zwei-Faktor dann bei der nächsten Anmeldung neu ein.
Der Zwei-Faktor-Code wird als falsch abgelehnt. Was tun?
Prüfe, ob die Uhrzeit auf deinem Handy automatisch gestellt ist – der Code hängt von der Uhrzeit ab. Gib den Code ein, solange er in der App angezeigt wird, und nutze jeden Code nur einmal. Nach 6 Fehlversuchen in 15 Minuten musst du kurz warten. Hilft das nicht, nutze einen Wiederherstellungscode oder wende dich an deinen Admin.
Ich bin der einzige Admin und komme nicht mehr ins Konto. Wer hilft mir?
Schreib dem objektflow-Support. Nach einem Rückruf zur Prüfung deiner Identität kann der Support einen Link zum Zurücksetzen an deine hinterlegte E-Mail-Adresse schicken. Der Support sieht dein Passwort nie. Damit das nicht wieder passiert: Lege einen zweiten Admin an.
Mein Konto ist gesperrt oder ich habe zu oft ein falsches Passwort eingegeben. Was nun?
Nach zu vielen Fehlversuchen ist die Anmeldung für etwa 15 Minuten gesperrt. Warte und versuche es dann erneut, oder nutze Passwort vergessen?. Wenn dein Admin dich gesperrt hat, kann nur er dich unter Personen wieder freigeben. Wende dich dann an deinen Admin.
Wie melden sich Mitarbeitende am Handy an?
Die Person öffnet konto.deinefirma.objektflow.de am Handy. Dort erscheint direkt die Mitarbeiter-Anmeldung (oben umschaltbar zwischen „Mitarbeiter“ und „Büro“). Sie gibt Personalnummer und PIN ein und tippt dann auf die Kachel ihrer App. Die Anmeldung bleibt 90 Tage bestehen, solange sie genutzt wird. Die Seite lässt sich als App auf den Startbildschirm legen. Sprachen: Deutsch, Englisch, Arabisch, Italienisch, Slowenisch.
Ein Mitarbeiter hat seine PIN vergessen. Was tun?
Der Mitarbeiter tippt auf der Handy-Anmeldung auf Erste Anmeldung oder PIN vergessen?. Er bekommt einen Link an seine E-Mail-Adresse und legt die PIN selbst neu fest. Nach 6 falschen Versuchen ist die Anmeldung für 15 Minuten gesperrt. Klappt es nicht, wende dich an deinen Admin.
Ein Mitarbeiter sieht eine Kachel in der Handy-App nicht. Warum?
Der Admin hat die App für diese Person ausgeschaltet oder die Person erfüllt eine Voraussetzung nicht. Der Admin prüft das unter Verwaltung → Mitarbeiter-App → Apps je Mitarbeiter → Apps zuweisen. Außerdem braucht die Person eine App-Freigabe, eine PIN und darf nicht ausgetreten sein.
Ein Handy mit angemeldetem Zugang ist verloren gegangen. Was muss ich tun?
Büro/Team: Öffne Mein Konto → Alle anderen Geräte abmelden und ändere dein Passwort. Mitarbeitende: Der Admin öffnet Verwaltung → Mitarbeiter-App, wählt die Person und meldet sie auf allen Geräten ab. Je nach Mitarbeiter-App kann eine Sitzung bis zur Abmeldung dort bestehen bleiben – sperre im Zweifel zusätzlich die Geräte in der App Einsatz oder entziehe die App-Freigabe.
Wie buche ich eine weitere App dazu?
Nur Admins können buchen. Öffne Abo & Vertrag → Module wählen, wähle die App, prüfe den Preis und stimme den Bedingungen zu. Die App ist danach gebucht. Apps mit „Freischaltung auf Anfrage“ fragst du dort an; der objektflow-Support meldet sich. Als Teammitglied klickst du auf der grauen Kachel auf Freischaltung anfragen – dein Admin bekommt eine E-Mail.
Was passiert nach dem Ende der Testphase?
Die Testphase dauert 14 Tage. 3 Tage vor dem Ende bekommst du eine Erinnerung per E-Mail. Wenn du bis dahin keine Module gewählt hast, sind alle Apps „nicht gebucht“. Deine Daten bleiben erhalten. Sobald du unter Abo & Vertrag → Module wählen buchst, kannst du weiterarbeiten.
Wie bekomme ich meine Daten aus objektflow heraus?
Admins finden unter Abo & Vertrag den Datenexport. Einzelne Apps haben zusätzlich eigene Exporte, z. B. CSV-Export in Termine oder Export in Aufgaben. Passwörter und Sicherheitsschlüssel sind aus Sicherheitsgründen nie im Export enthalten.
Wie kündige ich objektflow?
Admins kündigen unter Abo & Vertrag → Kündigen. Lade vorher über den Datenexport deine Daten herunter. Bei Fragen zu Fristen und Laufzeit schreib dem objektflow-Support.
Unsere Apps verschicken keine E-Mails. Woran kann das liegen?
Prüfe im Konto unter E-Mail:
- Ist ein Absender eingerichtet und der App zugeordnet?
- Was steht im Versandprotokoll? Dort siehst du Empfänger, Betreff und Fehlertext.
- Bei Microsoft 365: Ist der geheime Schlüssel abgelaufen oder falsch kopiert? Dann trägt dein Admin einen neuen ein.
Ohne eigenen Absender gehen Mails über objektflow mit dem Namen deiner Firma raus. Bleibt das Problem, schreib dem objektflow-Support mit dem Fehlertext aus dem Protokoll.
Kann ich mich mit meinem Microsoft- oder Google-Konto anmelden?
Ja, wenn dein Admin das unter Verwaltung → Anmeldung & Sicherheit eingerichtet hat. Dann siehst du auf der Anmeldeseite Mit Microsoft anmelden bzw. Mit Google anmelden. Du musst trotzdem vorher im Konto eingeladen worden sein. Deine Rechte kommen weiterhin aus dem objektflow Konto.
Wie ändere ich Logo, Firmenname oder Farben in den Apps?
Öffne als Admin Verwaltung → Firma & Marke. Trage Firmenname, Anschrift, Kontaktdaten, Leitsatz und Farben ein und lade dein Logo hoch (PNG, JPG, WEBP oder SVG, höchstens 200 KB). Die Apps übernehmen diese Daten, z. B. in E-Mails und auf öffentlichen Seiten. Deine Kunden und Mieter sehen nur deine Firma.