Kundenportal

1. Büro: Kunden zum Portal einladen

1. Öffne in Einsatz den Kunden, z. B. „WEG Lindenhof 14“.
2. Klicke in der Karte „Kundenportal“ auf „Personen einladen“.
3. Wähle Personen aus den Ansprechpartnern (mit E-Mail) oder trage weitere Personen ein.
4. Wähle je Person das Recht: „Alles“ oder „Einsätze & Objekte“.
5. Optional: Beschränke die Person auf bestimmte Objekte.
6. Sende die Einladung.

In der Tabelle der Portalzugänge siehst du später Rechte, Objekte, Status und letzte Anmeldung. Dort kannst du Rechte ändern, die Einladung erneut senden oder einen Zugang sperren.

2. Büro: Festlegen, was der Kunde sieht

1. Öffne in Einsatz die Einstellungen und dort die Karte „Kundenportal – was sieht der Kunde?“.
2. Lege getrennt für kommende und erledigte Einsätze fest, was sichtbar ist: Beginn, geplante Dauer, tatsächliche Uhrzeit, tatsächliche Arbeitszeit, Namen (Vorname oder voller Name), Anzahl Mitarbeitende, Leistungsnachweis, Fotos.
3. Speichere.

Standard: Der Kunde sieht nur den Beginn „ca.“ und die geplante Dauer, mit dem Hinweis „Schätzzeit, ±15 Minuten verkehrsbedingt“. Die Einstellung gilt auch für das Kalender-Abo.

3. Büro: Portal als Kunde ansehen

1. Öffne den Kunden in Einsatz.
2. Klicke in der Karte „Kundenportal“ auf „Als Kunde ansehen“. Du kannst auch eine bestimmte Person wählen.
3. Das Portal öffnet sich mit einem farbigen Balken „Vorschau als …“.
4. Prüfe, was der Kunde sieht. Am besten auch in der Handy-Ansicht.

4. Büro: Nachrichten, Anfragen und Reklamationen bearbeiten

1. Neue Portal-Nachrichten, Anfragen und Reklamationen zeigt dir die Übersicht in Einsatz als Warnung.
2. Terminanfragen und Reklamationen werden zu Tickets (Aufträge → Tickets). Reklamationen bekommen hohe Priorität.
3. Plane, erledige oder lehne das Ticket ab. Der Kunde bekommt dazu eine Nachricht in seiner Konversation.
4. Nachrichten beantwortest du auf der Kundenseite, auch mit Fotos. Mit „Senden & abschließen“ schließt du das Thema.
5. Ändert der Kunde im Portal seine Daten, siehst du die Änderung auf der Kundenseite als „Feld: alt → neu“, 14 Tage lang gelb markiert.

5. Büro: Unterlagen bereitstellen und Fragebogen übernehmen

1. Stelle dem Kunden Unterlagen bereit, z. B. Leistungsverzeichnis, Vertrag oder Preisblatt. Schadensberichte landen automatisch dort.
2. Unterlagen, die der Kunde hochlädt (z. B. Hausordnung, Grundriss), siehst du am Kunden.
3. Hat der Kunde den Objekt-Fragebogen ausgefüllt (z. B. für Ferien- und Monteurwohnungen), öffne das Objekt → „Aus dem Kundenportal“ → „Ins Objekt übernehmen“. Weg und Zugang, Hinweise für Mitarbeitende und die maximale Belegung werden ergänzt. Vorhandenes bleibt erhalten.

6. Kunde: Einsätze und Leistungsnachweise ansehen

1. Melde dich im Portal an.
2. Hast du mehrere Objekte, wähle oben das Objekt.
3. Öffne Einsätze. Wähle Liste oder Kalender.
4. Klicke auf einen erledigten Einsatz. Du siehst den Leistungsnachweis: abgehakte Aufgaben und, falls freigegeben, Fotos.
5. Einen einzelnen Termin kannst du als Kalenderdatei herunterladen.
6. Kalender abonnieren: Kopiere deinen persönlichen Kalender-Link in dein Kalenderprogramm. Mit „Link erneuern“ machst du den alten Link ungültig.

Betreust du mehrere Kunden (z. B. als Hausverwaltung), wechselst du oben zwischen ihnen.

7. Kunde: Termin anfragen oder Reklamation melden

1. Tippe auf Anfrage.
2. Wähle Termin anfragen (z. B. Sonderreinigung) oder Reklamation.
3. Beschreibe kurz, was du brauchst oder was nicht in Ordnung war.
4. Füge Fotos hinzu. Bei der Art „Schaden“ ist mindestens ein Foto Pflicht.
5. Sitzt du am Computer, aber die Fotos sind auf dem Handy? Nutze den QR-Code: Mit dem Handy abfotografieren und dort bis zu 20 Fotos oder Videos hochladen. Der Code gilt 30 Minuten.
6. Sende die Anfrage. Die Antwort kommt in deinen Nachrichten, dazu bekommst du eine E-Mail.

8. Kunde: Rechnungen ansehen und bezahlen

1. Öffne Rechnungen.
2. Du siehst je Rechnung den Status: offen, überfällig, beim Inkasso oder bezahlt.
3. Lade die Rechnung als PDF herunter.
4. Zum Bezahlen: Scanne den QR-Code (GiroCode) mit deiner Banking-App, oder übernimm die Überweisungsdaten.

9. Kunde: SEPA-Lastschrift erteilen oder widerrufen

1. Öffne SEPA-Lastschrift.
2. Hast du mehrere Objekte, wähle: alle Objekte oder bestimmte Objekte.
3. Fordere das Mandat an. Du bekommst einen Link per E-Mail. Dort gibst du deine IBAN ein und unterschreibst digital.
4. Danach siehst du das Mandat im Portal, mit PDF. Das unterschriebene Mandat liegt auch unter Unterlagen.
5. Widerrufen: Klicke beim Mandat auf „Widerrufen“, bestätige und gib optional einen Grund an. Das Büro wird informiert.

Ein neues Mandat ersetzt das bisherige für dieselben Objekte, sobald es unterschrieben ist.

10. Kunde: Anweisungen, Meine Daten und Angebote

1. Anweisungen & Zugang: Lege je Objekt fest, wie das Team ins Objekt kommt (Zugangsart, Weg, auch per Video) und was zu beachten ist. Anweisungen gelten dauerhaft, einmalig oder von–bis. Sie erscheinen bei den Mitarbeitenden in der App am Einsatz. Zugangscodes bitte nie eintragen, sondern telefonisch durchgeben. Das Portal lehnt Codes ab.
2. Meine Daten: Ändere Telefon, Rechnungs-E-Mail, abweichende Rechnungsanschrift oder die Art der E-Rechnung. Unter „Rechnung je Objekt“ legst du für ein Objekt einen eigenen Rechnungsempfänger fest.
3. Angebote: Öffne ein neues Angebot und klicke auf Annehmen oder Ablehnen.