Fuhrpark
Fahrzeuge, Fristen, Kontrollen, Schäden
Wofür ist Fuhrpark?
Fuhrpark ist die digitale Akte für deine Firmenfahrzeuge. Du siehst auf einen Blick, welche Termine anstehen, wer fahren darf und was repariert werden muss.
- Fahrzeugakte: Daten aus dem Fahrzeugschein, Status, km-Stand, Dokumente, Verträge, Reifen und Kosten.
- Fristen: HU, UVV, Inspektion, Reifenwechsel und Verträge – mit Erinnerung.
- Fahrer: Führerscheinkontrolle, Nachweis der Fahrerunterweisung und eine Freigabe-Ampel.
- Schäden und Mängel: mit Fotos, Fahrzeug-Skizze und Schadenbericht als PDF.
- Fahrer-App: Deine Fahrer machen Kontrollen, melden Schäden und fotografieren Belege direkt am Handy – in der Mitarbeiter-App.
Fuhrpark wird in deiner objektflow-Umgebung auf Anfrage freigeschaltet. Die Adresse sieht zum Beispiel so aus: fuhrpark.deinefirma.objektflow.de.
Rollen und Rechte
Rollen vergibst du zentral im objektflow-Konto (siehe Konto – Schulung). Fuhrpark hat keine eigene Benutzerverwaltung.
| Rolle | Was sie darf (Standard) |
|---|---|
| Admin | Alles, auch Einstellungen und System. |
| Fuhrparkleitung (Fuhrparkverantwortliche) | Fahrzeuge und Fahrer pflegen, Führerscheinkontrollen prüfen, Fristen, Schäden, Kosten, Verträge, Reifen, Fahrtenbücher, Bußgelder, Berichte. Bekommt die Erinnerungen. |
| Team (Büro) | Fahrzeuge, Fahrer, Fristen, Kontrollen und Schäden sehen, Fristen erfassen, Schäden bearbeiten, Fahrzeuge reservieren. Keine Kosten, Bußgelder oder Einstellungen. |
| Nur lesen (z. B. Steuerberater) | Fahrzeuge, Fristen, Kosten und Berichte sehen. Keine Fahrerdaten. |
| Fahrer (Mitarbeitende) | Nur die Fahrer-App: eigene Fahrzeuge, Kontrollen, Meldungen, Belege. |
Die Einzelrechte kannst du im Konto anpassen. Fahrtenbücher können Privatfahrten zeigen – gib dieses Recht nur wenigen Personen.
Erste Schritte
- Vergib im Konto die Rolle Fuhrparkleitung an die verantwortliche Person.
- Setze in der Mitarbeiterliste von objektflow bei allen Fahrern das Häkchen „Führerschein“ bzw. „Darf Firmenfahrzeug fahren“. Nur diese Personen sehen Fuhrpark in der Mitarbeiter-App.
- Öffne in Fuhrpark die Einstellungen: Trage die Telefonnummern für Büro und Pannenhilfe ein. Prüfe die Intervalle (Standard: Führerscheinkontrolle alle 6 Monate, Unterweisung und UVV alle 12 Monate).
- Lege deine Fahrzeuge an (siehe unten) und drucke die QR-Etiketten.
- Lade deine Fahrer in die Mitarbeiter-App ein (siehe Mitarbeiter-App – Schulung).
- Stoße für alle Fahrer die erste Führerscheinkontrolle und die Fahrerunterweisung an.
Welche Prüfungen und Intervalle für deinen Betrieb gelten, klärst du mit deiner Fachkraft für Arbeitssicherheit.
Aufgaben Schritt für Schritt
Fahrzeug anlegen
- Klicke oben auf „+ Neu“ und wähle das Fahrzeug.
- Trage die Daten aus dem Fahrzeugschein ein, z. B. Kennzeichen (Beispiel: ES-OF 123), FIN, HSN/TSN und Erstzulassung.
- Speichere. Fuhrpark legt Standardfristen an: HU aus Erstzulassung bzw. Plakette, UVV jährlich, Inspektion nach 12 Monaten oder 15.000 km, Reifenwechsel im Frühjahr und Herbst.
- Prüfe die Fristen und passe sie bei Bedarf an.
- Ergänze Verträge (Leasing, Versicherung mit Selbstbeteiligung), Reifensätze und Dokumente.
- Ordne einen Fahrer zu, wenn das Fahrzeug fest vergeben ist.
Prüftermin erledigen (HU, UVV, Inspektion)
- Öffne die Übersicht oder die Seite Fristen. Rot heißt überfällig, gelb heißt bald fällig.
- Klicke bei der Frist auf „Erledigt …“.
- Trage Prüfer, Kosten und gefundene Mängel ein und lade das Protokoll hoch.
- Speichere. Die nächste Fälligkeit berechnet Fuhrpark automatisch.
Ist HU oder UVV überfällig oder gibt es einen gefährlichen Mangel, zeigt die Fahrzeugakte einen „Nicht fahren“-Grund.
Fahrer freigeben (Büro)
Ein Fahrer darf fahren, wenn seine Ampel grün ist. Dafür braucht er eine gültige Führerscheinkontrolle und einen gültigen Nachweis der Fahrerunterweisung aus der App Unterweisung.
- Öffne Fahrer und wähle die Person.
- Bei der Führerscheinkontrolle siehst du die Fotos aus der Fahrer-App. Prüfe sie und klicke auf Bestätigen oder Ablehnen.
- Alternativ erfasst du eine Sichtprüfung im Büro.
- Fehlt die Unterweisung, lade den Fahrer in der App Unterweisung ein (siehe Unterweisung – Schulung).
Führerscheinfotos löscht Fuhrpark nach der eingestellten Frist automatisch (Standard: 30 Tage).
Führerscheinkontrolle am Handy (für Fahrer)
- Öffne die Mitarbeiter-App und tippe auf Fuhrpark.
- Tippe auf Führerscheinkontrolle.
- Mache ein Foto von der Vorderseite und eins von der Rückseite.
- Bestätige und sende ab.
- Das Büro prüft die Fotos. Danach wird deine Ampel grün.
Wochenkontrolle und Abfahrtskontrolle (für Fahrer)
Wochenkontrolle – einmal pro Woche:
- Tippe auf Wochenkontrolle.
- Mache die Fotos. Trage Tankstand und km-Stand ein.
- Gehe die Checkliste durch.
- Ist etwas kaputt? Markiere den Punkt als Mangel und mache ein Foto davon. Ohne Foto geht es nicht weiter.
- Sende ab.
Abfahrtskontrolle – vor der Fahrt: Ist alles gut, tippe einmal auf „Alles in Ordnung“.
Mängel aus Kontrollen landen automatisch beim Fahrzeug (Frist 7 Tage). Die Fuhrparkleitung bekommt eine Nachricht.
Schaden melden (für Fahrer)
- Tippe auf Schaden melden.
- Erlaube einmal deinen Standort. Die App schlägt die Adresse vor. Prüfe sie.
- Tippe auf der Fahrzeug-Skizze die Stellen mit Schaden an.
- Mache für jede Stelle ein Foto. Ohne Foto kannst du nicht absenden.
- Beantworte: Gibt es einen Unfallgegner? Ist das Auto fahrbereit? Ist jemand verletzt?
- Sende ab. Unter Meine Übersicht siehst du den Stand: gemeldet, in Reparatur, erledigt.
Bei Unfall oder Panne: Tippe auf Unfall/Panne. Dort findest du den Notruf 112, das Büro und die Pannenhilfe.
Schaden bearbeiten (Büro)
- Neue Meldungen siehst du in der Übersicht.
- Öffne den Schaden (Nummer im Format S-JJJJ-NNN).
- Ergänze Verursacher, Werkstatt, Kostenvoranschlag, Kosten, Erstattung, Unfallgegner, Zeugen und Polizei-Aktenzeichen.
- Setze den Status. Ist das Fahrzeug nicht fahrbereit, wird es gesperrt.
- Erstelle den Schadenbericht als PDF mit Skizze, Fotos und Ort – zum Beispiel für Versicherung oder Werkstatt.
Fahrzeug übergeben
- Öffne das Fahrzeug und starte das Übergabeprotokoll.
- Gehe die Zubehör-Checkliste durch und mache Fotos.
- Beide Seiten unterschreiben auf dem Bildschirm.
- Speichere. Fuhrpark trägt den neuen Fahrer beim Fahrzeug ein.
Kosten und Tankbelege erfassen
- Fahrer: Tippe auf Tanken/Beleg, fotografiere den Beleg und trage Liter bzw. kWh und km ein.
- Büro: Erfasse Kosten mit Kategorie, Menge und km.
- Unter Kosten wertest du nach Kategorie und Fahrzeug aus (z. B. €/km, Verbrauch).
- Exportiere eine CSV für deine Buchhaltung. Gebucht wird weiter in deiner Buchhaltungssoftware.
Fahrzeug reservieren und Bußgeld erfassen
Reservieren:
- Öffne Buchungen (Büro) oder Fahrzeug reservieren (Fahrer-App).
- Wähle Fahrzeug und Zeitraum im 14-Tage-Raster.
- Fuhrpark prüft Überschneidungen. Nur freigegebene Fahrer können reservieren.
Bußgeld:
- Lege unter Bußgelder einen Eintrag mit Fahrzeug und Tatzeit an.
- Fuhrpark schlägt den Fahrer zur Tatzeit vor (aus Fahrtenbuch, Reservierung oder Zuordnung).
- Trage die Antwortfrist ein. Ein Fahrverbot sperrt den Fahrer automatisch.
QR-Etikett und Fristen-Kalender
- Drucke in der Fahrzeugakte das QR-Etikett und klebe es ins Fahrzeug (z. B. ins Handschuhfach). Wer den Code scannt, landet direkt in der Fahrer-App bei diesem Fahrzeug.
- Auf der Seite Fristen findest du deinen persönlichen Link für ein Kalender-Abo (z. B. in Outlook).
Tipps für den Alltag
- Starte den Tag mit der Übersicht „Was steht an“: Fristen, fehlende Kontrollen, Fotos zur Prüfung, offene Schäden.
- Die Fuhrparkleitung bekommt eine Sammelmail, wenn es Neues gibt, und jeden Montag.
- Das Fahrtenbuch schaltest du je Fahrzeug ein. Einträge lassen sich nicht löschen, Änderungen werden protokolliert. Ob es für das Finanzamt reicht, klärst du mit deinem Steuerberater.
- Die Checklisten für Wochen-, Abfahrtskontrolle und Übergabe passt du unter Einstellungen an.
- Akte drucken (PDF) hilft bei Werkstatt, Prüfung oder Verkauf.
- Die Fahrer-App gibt es auf Deutsch, Englisch, Arabisch, Italienisch und Slowenisch.
- Lieber den Status ändern als löschen: einsatzbereit, Werkstatt, gesperrt, Reserve, ausgesondert.
Kommt bald
- Fälligkeiten automatisch als Aufgaben in der App Aufgaben.
- Kosten automatisch aus der Buchhaltung übernehmen.
Häufige Fragen
Warum ist bei einem Fahrer die Ampel rot?
Ein Fahrer ist nur freigegeben, wenn seine Führerscheinkontrolle und seine Fahrerunterweisung gültig sind und er nicht gesperrt ist. Öffne in Fuhrpark unter Fahrer die Person – dort steht, was fehlt. Fehlt die Unterweisung, lade den Fahrer in der App Unterweisung ein. Auch ein erfasstes Fahrverbot sperrt den Fahrer.
Warum sieht ein Mitarbeiter Fuhrpark nicht in der Mitarbeiter-App?
Fuhrpark erscheint nur bei Fahrern. Prüfe in der Mitarbeiterliste von objektflow, ob bei der Person das Häkchen „Führerschein“ bzw. „Darf Firmenfahrzeug fahren“ gesetzt ist. Prüfe außerdem im Konto, ob Fuhrpark für diese Person in der Mitarbeiter-App eingeschaltet ist.
Wie melde ich als Fahrer einen Schaden?
- Öffne die Mitarbeiter-App und tippe auf Fuhrpark → Schaden melden.
- Prüfe die vorgeschlagene Adresse.
- Tippe die Stellen auf der Skizze an und mache für jede Stelle ein Foto.
- Beantworte die Fragen und sende ab.
Den Stand siehst du unter Meine Übersicht.
Warum kann ich meine Schadenmeldung oder Kontrolle nicht absenden?
Meist fehlt ein Pflichtfoto. Für jede markierte Stelle am Fahrzeug und für jeden Mangel in einer Kontrolle brauchst du ein Foto. Fehlende Fotos sind rot markiert. Mache das Foto und tippe dann erneut auf Absenden.
Was tue ich, wenn ein Foto am Handy nicht hochlädt?
Fuhrpark verkleinert Handyfotos automatisch, auch iPhone-Fotos (HEIC). Beim Hochladen siehst du eine Anzeige in Prozent. Bricht der Upload ab, zeigt die App eine Fehlermeldung – prüfe dann deine Internetverbindung und versuche es erneut. Hilft das nicht, melde dich mit der Fehlermeldung bei deinem Büro.
Wie lange werden Führerscheinfotos gespeichert?
Fotos aus der Führerscheinkontrolle werden nach einer festen Frist automatisch gelöscht. Der Standard ist 30 Tage. Die Löschfrist kannst du als Admin unter Einstellungen ändern. Die Kontrolle selbst bleibt als Nachweis in der Fahrerakte.
Wird der Standort meiner Fahrer verfolgt?
Nein. Die Fahrer-App fragt den Standort nur, wenn ein Schaden gemeldet wird. Dann wird der Ort nur beim Schaden gespeichert. Sonst gibt es keine Ortung.
Wie trage ich eine erledigte HU oder UVV ein?
- Öffne die Seite Fristen oder das Fahrzeug.
- Klicke bei der Frist auf „Erledigt …“.
- Trage Prüfer, Kosten und Mängel ein und lade das Protokoll hoch.
Die nächste Fälligkeit berechnet Fuhrpark automatisch.
Wo mache ich die Fahrerunterweisung?
Die Fahrerunterweisung läuft in der App Unterweisung. Fuhrpark liest dort nur den Nachweis. Fahrer tippen in der Fahrer-App auf Unterweisung und landen direkt in der richtigen Unterweisung. Den Inhalt der Unterweisung muss deine Fachkraft für Arbeitssicherheit prüfen.
Wie bekomme ich die Fristen in meinen Kalender?
Öffne in Fuhrpark die Seite Fristen. Dort findest du deinen persönlichen Link für ein Kalender-Abo. Füge ihn in deinem Kalender (z. B. Outlook) als Internetkalender hinzu.
Wer bekommt Erinnerungen zu Fristen und Mängeln?
Erinnerungen bekommen alle Personen mit dem Recht „Erinnerungen per Mail/Push erhalten“ – standardmäßig die Fuhrparkleitung. Es gibt eine Sammelmail, wenn es Neues gibt, und eine jeden Montag. Neue Mängel aus Kontrollen kommen sofort per Mail oder Push.
Kann mein Steuerberater die Kosten sehen, ohne Fahrerdaten zu sehen?
Ja. Gib ihm im objektflow-Konto für Fuhrpark die Rolle Nur lesen. Damit sieht er Fahrzeuge, Fristen, Kosten und Berichte, aber keine Fahrerdaten. Für die Buchhaltung kannst du die Kosten auch als CSV exportieren.
Brauche ich das Fahrtenbuch?
Das Fahrtenbuch schaltest du je Fahrzeug ein, wenn du es brauchst. Einträge können nicht gelöscht werden, Änderungen werden protokolliert, Lücken werden geprüft. Ob du ein Fahrtenbuch brauchst und ob es für das Finanzamt reicht, klärst du mit deinem Steuerberater.
Wofür ist der QR-Code im Fahrzeug?
Den QR-Code druckst du in der Fahrzeugakte als Etikett und klebst ihn ins Fahrzeug. Scannt ein Fahrer den Code, öffnet sich die Fahrer-App direkt für dieses Fahrzeug. So meldet er Schäden oder macht Kontrollen ohne Suchen.
Was passiert mit einem Mangel aus der Wochenkontrolle?
Der Mangel wird automatisch beim Fahrzeug eingetragen, mit einer Frist von 7 Tagen. Die Fuhrparkleitung bekommt eine Nachricht. Der Fahrer sieht offene Mängel aus seinen Kontrollen unter Meine Übersicht.
In welchen Sprachen gibt es die Fahrer-App?
Die Fahrer-App gibt es auf Deutsch, Englisch, Arabisch, Italienisch und Slowenisch. Die Startsprache kommt aus den Mitarbeiterdaten. Jeder Fahrer kann die Sprache in der App umschalten.