So stellst du ein

1. Öffne Verwaltung → Firma & Marke.
2. Trage Firmenname, Anschrift, Telefon, E-Mail, Website und Leitsatz ein.
3. Lade dein Logo hoch (PNG, JPG, WEBP oder SVG, höchstens 200 KB) und wähle deine Farben.
4. Speichere. Die Apps nutzen diese Daten z. B. in E-Mails und auf der Buchungsseite von Termine.

Mehr in der Schulung Konto →

1. Öffne E-Mail im Konto.
2. Verbinde dein Postfach: über Microsoft 365 (empfohlen) oder über SMTP.
3. Lege Absender an: allgemeine Adressen (z. B. info@) und persönliche Adressen je Person.
4. Ordne je App einen Standard-Absender für automatische Mails zu (Bestätigungen, Erinnerungen, Einladungen).
5. Prüfe im Versandprotokoll, ob Mails rausgehen und ob es Fehler gibt.

Ohne eigenen Absender verschickt objektflow Mails mit dem Namen deiner Firma als Absendername. Antworten gehen an deine Firma. Ein eigener Absender hat immer Vorrang.

Mehr in der Schulung Konto →

1. Öffne Verwaltung → Anmeldung & Sicherheit.
2. Lege fest, ob Zwei-Faktor für Konto-Admins und für das Team freiwillig oder Pflicht ist.
3. Optional: Richte „Mit Microsoft anmelden“ oder „Mit Google anmelden“ ein. Dafür brauchst du Daten aus dem Microsoft- bzw. Google-Verwaltungsbereich deiner Firma. Frag dazu deine IT oder den objektflow-Support.

Auch mit Microsoft- oder Google-Anmeldung kommen nur Personen rein, die vorher im Konto eingeladen wurden.

Mehr in der Schulung Konto →

1. Öffne Mein Konto → Zwei-Faktor-Anmeldung.
2. Scanne den QR-Code mit einer Authenticator-App (z. B. Microsoft Authenticator oder Google Authenticator).
3. Gib den 6-stelligen Code aus der App ein.
4. Speichere die 10 Wiederherstellungscodes, z. B. in deinem Passwortmanager. Jeder Code gilt einmal.

Neues Handy? Mein Konto → Zwei-Faktor → Neu verbinden (mit Passwort und Code oder Wiederherstellungscode).

Mehr in der Schulung Konto →

1. Öffne Mein Konto → Push.
2. Erlaube Benachrichtigungen auf diesem Gerät.
3. Am iPhone: Lege die Seite zuerst über „Zum Home-Bildschirm“ ab, dann klappt Push.

Mehr in der Schulung Konto →

1. Öffne im Konto Personen.
2. Klicke auf Person einladen.
3. Trage Name, E-Mail, Telefon, Firma und Art ein (z. B. Mitarbeiter, Partner/extern, Kunde).
4. Wähle je App die passende Rolle, z. B. Aufgaben: Team, Termine: Team.
5. Klicke auf Einladen. Die Person bekommt eine E-Mail mit einem Link zum Passwort-Setzen.

Beispiel: Du lädst Jonas Becker (Büro, Musterhaus Immobilien GmbH) mit Aufgaben „Team“ und Termine „Team“ ein.

Mehr in der Schulung Konto →

1. Öffne Rollen & Rechte.
2. Wähle oben die App, z. B. Termine.
3. Klicke links auf eine Rolle. Rechts siehst du die Rechte nach Bereichen mit Schaltern.
4. Schalte Rechte an oder aus und speichere.
5. Für eine neue Rolle (z. B. „Buchhaltung“ oder „Objektbetreuung“): Rolle anlegen, Rechte von einer bestehenden Rolle übernehmen, anpassen, speichern.
6. Weise die Rolle danach unter Personen zu.

Eigene Rollen ohne Personen kannst du wieder löschen.

Mehr in der Schulung Konto →

1. Öffne Verwaltung → Mitarbeiter-App.
2. Suche die Person in der Karte Apps je Mitarbeiter und klicke auf Apps zuweisen.
3. Schalte je Kachel an oder aus, welche Mitarbeiter-Apps die Person am Handy sieht.
4. Optional: Gib der Person unter „Büro / PC“ je App eine Rolle.
5. Speichere. Ausgeschaltete Apps verschwinden sofort von der Kachelseite.

Auf derselben Seite siehst du angemeldete Handys und kannst Mitarbeitende abmelden.

Mehr in der Schulung Konto →

iPhone (Safari):

1. Öffne den Link in Safari.
2. Tippe unten auf Teilen (Viereck mit Pfeil).
3. Tippe auf „Zum Home-Bildschirm“.
4. Tippe auf „Hinzufügen“.

Android (Chrome):

1. Öffne den Link in Chrome.
2. Tippe oben rechts auf ⋮.
3. Tippe auf „Zum Startbildschirm hinzufügen“ oder „App installieren“.
4. Tippe auf „Hinzufügen“.

Mehr in der Schulung Mitarbeiter-App →

1. Auf der Anmeldeseite: Tippe oben auf die Sprache.
2. Wähle deine Sprache: Deutsch, English, العربية, Italiano, Slovenščina.
3. Die App zeigt jetzt alles in deiner Sprache.

Die Startsprache stellt dein Büro ein. Möchtest du immer eine andere Sprache? Sag es dem Büro.

Mehr in der Schulung Mitarbeiter-App →

1. Gehe zu Stammdaten → Leistungen.
2. Klicke auf „+ Neu“ und gib der Leistung einen klaren Namen, z. B. „Treppenhausreinigung“, „Unterhaltsreinigung Büro“, „Hausmeisterrundgang“ oder „Wechselreinigung“.
3. Hinterlege Aufgaben (Checkliste). Diese Punkte haken deine Mitarbeitenden später in der App ab.
4. Unter Stammdaten → Materialien legst du Material an, das ihr verbraucht oder abrechnet.

Mehr in der Schulung Einsatz →

1. Gehe zu Stammdaten → Mitarbeiter und klicke auf „+ Neu“.
2. Trage Name, Personalnummer und Sprache ein (Deutsch, Englisch, Arabisch, Italienisch oder Slowenisch).
3. Hinterlege das Arbeitszeitmodell mit Arbeitszeit von/bis. Daraus entstehen der grüne Arbeitszeit-Bereich und die Auslastungsbalken in der Plantafel.
4. Optional: Team (z. B. „Team A“), Urlaubsanspruch, Qualifikationen und Dokumente mit Ablaufdatum. Läuft ein Dokument bald ab, erinnert Einsatz die Admins.
5. Schalte die App-Freigabe ein und schicke die Einladung. Die Person legt ihre PIN beim ersten Anmelden selbst fest.

Mehr in der Schulung Einsatz →

1. Öffne den Kunden und klicke in der Karte „Objekte“ auf „+ Objekt“.
2. Trage Objektart, Adresse und Lage ein (z. B. „WEG Lindenhof 14, Treppenhaus Haus A“). Der Objektname wird nach eurer Namensregel vorgeschlagen; ein eigener Name ist möglich.
3. Prüfe die Adresse genau. Die App prüft beim Einchecken per GPS, ob die Person am richtigen Ort ist.
4. Trage Weg und Zugang sowie Hinweise für Mitarbeiter ein. Schreibe keine Codes oder Passwörter hinein.
5. Optional: Räume anlegen. Hast du einen Raumplan als PDF oder Foto, kannst du ihn unter „Raumpläne & Raumbuch“ hochladen und die Räume erkennen lassen, falls die KI-Funktion in deiner Umgebung eingeschaltet ist. Prüfe die Tabelle immer, bevor du sie übernimmst.
6. Optional: Im Abschnitt Rechnung eine eigene Rechnungsanschrift für dieses Objekt hinterlegen. Rechnungen dieses Objekts werden dann getrennt erstellt.

Mehr in der Schulung Einsatz →

1. Gehe zu Aufträge → Aufträge und klicke auf „+ Neu“. Der Assistent führt dich durch fünf Schritte:
2. Auftragsdetails: Kunde, Objekt, Startdatum. Fehlt der Kunde oder das Objekt, lege ihn direkt hier mit „+ Neuer Kunde“ oder „+ Neues Objekt“ an. Dein Zwischenstand bleibt erhalten.
3. Leistungen: Leistungen aus dem Katalog wählen, Aufgaben prüfen.
4. Abrechnung: je Leistung eine Abrechnungsposition: Typ (Leistung, Anfahrt, Material), Titel und Beschreibung für die Rechnung, Modell (Einmalig, Wiederholend oder Pro Einsatz), Menge (aus Zeiterfassung, Plandauer, fester Menge oder Eingabe), Einheit, Preis und Steuersatz.
5. Schichten & Einsätze: wiederkehrendes Zeitfenster festlegen (Wochentage, Rhythmus, Uhrzeit, Dauer) und Ausführende wählen. Die Tabelle zeigt dir die Auslastung je Mitarbeiter in der Startwoche. Mit „Plantafel ansehen“ prüfst du die Kapazität in einem neuen Tab.
6. Prüfen: Angaben kontrollieren und fertigstellen.

Du kannst ab Schritt 2 jederzeit „Als Entwurf speichern“ und später weitermachen.

Mehr in der Schulung Einsatz →

1. Öffne in Einsatz die Einstellungen und dort die Karte „Kundenportal – was sieht der Kunde?“.
2. Lege getrennt für kommende und erledigte Einsätze fest, was sichtbar ist: Beginn, geplante Dauer, tatsächliche Uhrzeit, tatsächliche Arbeitszeit, Namen (Vorname oder voller Name), Anzahl Mitarbeitende, Leistungsnachweis, Fotos.
3. Speichere.

Standard: Der Kunde sieht nur den Beginn „ca.“ und die geplante Dauer, mit dem Hinweis „Schätzzeit, ±15 Minuten verkehrsbedingt“. Die Einstellung gilt auch für das Kalender-Abo.

Mehr in der Schulung Kundenportal →

1. Klick oben auf „+ Neu“ → Objekt.
2. Wähl die Objektart.
3. Gib die Adresse ein, z. B. „Lindenhof 14, 70173 Musterstadt“.
4. Wähl die Bewirtschaftung, also ob dir das Objekt gehört, ob du es anmietest oder für einen Eigentümer verwaltest.
5. Leg die Einheiten an (Wohnungen, Gewerbe, Stellplätze).
6. Trag die Eckdaten ein.
7. Prüf die Zusammenfassung und speichere.

Tipp: Energieausweis und Lage pflegst du später am Objekt. Das Inserat nutzt diese Angaben.

Mehr in der Schulung Immo →

1. Klick auf „+ Neu“ → Mietverhältnis.
2. Wähl die Einheit.
3. Wähl einen vorhandenen Mieter oder leg ihn neu an, z. B. „Mieterin Anna Weber“.
4. Trag die Vertragsdaten ein (Beginn, befristet oder unbefristet, ggf. Bindung).
5. Trag die Miete ein. Die Summe siehst du sofort. Bei Gewerbe trägst du die Miete netto ein und wählst die Umsatzsteuer.
6. Trag Kaution und Zahlungsweise ein, z. B. SEPA-Lastschrift.
7. Plane den Einzug und prüfe die Zusammenfassung.
8. Im letzten Schritt kannst du den Mieter ins Mieterportal einladen.

Gut zu wissen: Ist der Mietvertrag von allen unterschrieben, bekommt der Mieter den Portalzugang automatisch. Von Hand geht es über Mietverhältnis → Mieter → „Mieterportal freigeben“ oder „Einladung erneut senden“.

Mehr in der Schulung Immo →

1. Eigentümerseite: Öffne das Objekt → Reiter „Portal & Zugriffe“. Eigentümer und Vermieter sind automatisch dabei.
2. Mit „Person hinzufügen“ gibst du weiteren Personen Zugriff: Miteigentümer, Bevollmächtigter/Verwalter oder „Nur Einsicht“ (z. B. Steuerberater).
3. Mieterseite: Öffne das Mietverhältnis → Karte „Wer sieht was im Mieterportal?“. Füge z. B. einen Bevollmächtigten oder Angehörigen hinzu.
4. Setz je Person Häkchen bei den Bereichen, die sie sehen darf. Optional: nur bestimmte Einheiten oder „Zugriff bis“.
5. Klick auf „Einladen“. Die Person bekommt eine Mail.
6. Schau dir das Portal in der Portal-Vorschau an, bevor du einlädst. Die Vorschau speichert nichts.

Mehr in der Schulung Immo →

1. Öffne in der Verwaltung die Terminarten und lege eine neue an.
2. Gib Name, eigene Adresse (z. B. /wohnungsbesichtigung), Beschreibung, Dauer und Farbe ein.
3. Wähle den Ort: vor Ort (feste Adresse), beim Kunden (Adresse wird abgefragt), wir rufen an, Gast ruft an, Videogespräch oder eigener Text. Mehrere Orte zur Auswahl sind möglich.
4. Wähle, wer den Termin übernimmt: eine Person, Round Robin (gleichmäßig verteilt) oder gemeinsam (alle müssen frei sein).
5. Lege Regeln fest: Startzeiten-Raster, Puffer davor und danach (z. B. für Anfahrt), Mindestvorlauf, wie weit im Voraus buchbar, höchstens Termine pro Tag oder Woche, bis wann Umbuchen und Absagen erlaubt ist.
6. Optional: Fragen an den Gast (Text, Auswahl, Häkchen, Zahl, Datum; Pflicht oder freiwillig).
7. Optional: Bestätigung durch uns – dann ist eine Buchung erst eine Anfrage.
8. Schalte die Terminart online. „Versteckt“ heißt: nur über den direkten Link buchbar.

Tipp: Für jede Wohnung eine eigene Besichtigungs-Terminart anlegen. Einfach eine bestehende kopieren und die Adresse ändern.

Mehr in der Schulung Termine →

1. Öffne deinen Zeitplan.
2. Trage je Wochentag deine Zeiträume ein. Mehrere Zeiträume pro Tag sind möglich, z. B. 08:00–12:00 und 13:00–16:00.
3. Trage abweichende Tage und Urlaub ein.
4. Übernimm Feiertage per Klick (aktuell für Baden-Württemberg).
5. Prüfe in der Vorschau der nächsten 14 Tage, welche Zeiten buchbar sind.

Mehr in der Schulung Termine →

Outlook (Microsoft 365) direkt:

1. Öffne in Termine den Bereich Kalender.
2. Wähle Mit Microsoft anmelden (persönlich) oder – wenn dein Admin die Firmenverbindung eingerichtet hat – die Verbindung über die Firma.
3. Ab jetzt sieht Termine deine belegten Zeiten sofort. Neue Buchungen stehen direkt in deinem Outlook-Kalender.

Einträge mit „Frei“ blockieren nichts, „Mit Vorbehalt“ blockiert. Damit eine ganze Firma verbunden werden kann, klickt ein Microsoft-Administrator deiner Firma einmal Microsoft 365 für die ganze Firma freigeben.

Google, iCloud oder andere Kalender: Trage den Kalender-Link (ICS) im Bereich Kalender ein. Belegte Zeiten werden regelmäßig abgerufen (etwa alle 15 Minuten).

Mehr in der Schulung Termine →

1. Kopiere den Direktlink einer Terminart oder den Link zur Übersicht aller Terminarten.
2. Für deine Website: Nutze den Einbettungs-Code (Iframe) oder den Popup-Knopf (z. B. für WordPress oder Wix).
3. Für einen einzelnen Kunden: Erstelle einen Einmal-Link. Er gilt für genau eine Buchung und läuft nach 7 bis 30 Tagen ab.
4. Tipp: Mit vorausgefüllten Links (?name=…&email=…) muss der Kunde weniger tippen.

Mehr in der Schulung Termine →

1. Lege einen Vorgang mit PDF, Rollen und Feldern an.
2. Klicke auf Als Vorlage speichern.
3. Beim nächsten Mal wählst du unter Vorlagen die Vorlage, trägst nur noch die Empfänger ein und sendest.

Tipp: Rollen mit fester E-Mail-Adresse (z. B. die Geschäftsführung) kannst du in der Vorlage schon belegen.

Mehr in der Schulung Unterschrift →

1. Öffne Einstellungen → Regeln (nur Admin).
2. Leg Wörter fest, die im Text, im Absender oder im Dateinamen vorkommen.
3. Wähl, was dann passiert: Typ, Akte, Schlagworte.
4. Optional: „sofort ablegen“. Dann legt Dokumente passende Dateien ohne deine Prüfung ab.

Dokumente nutzt außerdem Erkennungswörter je Dokumenttyp und Stichworte, Namen und Nummern je Akte.

Mehr in der Schulung Dokumente →

1. Öffne Pflichten & Profile.
2. Lege Tätigkeitsprofile an (z. B. „Alle Beschäftigten“, „Hausmeister“, „Winterdienst“, „Fahrer“) und ordne die passenden Unterweisungen zu.
3. Ordne Mitarbeitende fest einem Profil zu. Oder lass Unterweisung die Profile automatisch aus den geplanten Einsätzen ableiten.
4. Für einen Einzelfall (z. B. nach einem Beinaheunfall): Weise eine Unterweisung direkt einer Person zu, mit Frist und Anlass.

Wer Firmenfahrzeuge fahren darf, bekommt das Fahrer-Profil automatisch. Den Nachweis liest die App Fuhrpark.

Mehr in der Schulung Unterweisung →

1. Klicke oben auf „+ Neu“ und wähle das Fahrzeug.
2. Trage die Daten aus dem Fahrzeugschein ein, z. B. Kennzeichen (Beispiel: ES-OF 123), FIN, HSN/TSN und Erstzulassung.
3. Speichere. Fuhrpark legt Standardfristen an: HU aus Erstzulassung bzw. Plakette, UVV jährlich, Inspektion nach 12 Monaten oder 15.000 km, Reifenwechsel im Frühjahr und Herbst.
4. Prüfe die Fristen und passe sie bei Bedarf an.
5. Ergänze Verträge (Leasing, Versicherung mit Selbstbeteiligung), Reifensätze und Dokumente.
6. Ordne einen Fahrer zu, wenn das Fahrzeug fest vergeben ist.

Mehr in der Schulung Fuhrpark →

1. Öffne die Einstellungen der Assistentin.
2. Trage deine Geschäftszeiten ein. Feiertage sind hinterlegt. Ergänze eigene Schließtage (z. B. Betriebsurlaub).
3. Passe die Begrüßung an.
4. Lege fest, wie lange ein Gespräch höchstens dauert und wann die Assistentin bei Stille auflegt.

Mehr in der Schulung KI-Telefon →