Personal

Personalakte pflegen

1. Öffne die Mitarbeiterliste und klicke auf eine Person.
2. Die Akte hat Reiter: Überblick, Vertrag, Personaldaten, Dokumente, Fristen, Abwesenheit & Zeiten, Entwicklung, Ausstattung, Spesen, Maßnahmen, Verlauf.
3. Klicke auf Ändern, um Daten zu bearbeiten. Speichere.
4. Trage eigene Fristen ein (z. B. Ablauf eines Nachweises). Sie erscheinen später in der Übersicht.

Mitarbeitende in die Mitarbeiter-App einladen

1. Öffne die Akte. Im Kasten Mitarbeiter-App klickst du auf Per E-Mail einladen.
2. Prüfe Betreff und Text. Sie sind in der Sprache der Person und lassen sich ändern.
3. Sende ab. Alternativ nutzt du den WhatsApp-Text, einen QR-Code oder ein A4-Blatt.
4. Für alle auf einmal: In der Mitarbeiterliste auf Per E-Mail einladen (n) klicken. Einzelne Personen kannst du abwählen.

Die Einladung enthält einen persönlichen Link. Damit legt jede Person ihre PIN selbst fest (4–8 Ziffern). Der Link gilt 14 Tage. Du musst keine PIN vergeben. Neue Mitarbeitende mit App-Zugang und E-Mail lädt Personal automatisch ein.

Stelle ausschreiben und Bewerbungen bearbeiten

1. Lege unter Bewerber eine Stelle an. Ergänze Übersetzungen, wenn du willst.
2. Teile die Stelle per Link, QR-Code oder WhatsApp. Sie erscheint auch auf deiner öffentlichen Karriereseite. Bewerbung geht dort per Handy, ohne Lebenslauf.
3. Ziehe Bewerbungen im Board in die nächste Spalte. Vergib Sterne und Notizen (nur arbeitsbezogen).
4. Sende Einladung oder Absage – der Text ist in der Sprache der Bewerberin bzw. des Bewerbers.
5. Klicke auf Einstellen. Personal legt die Akte mit „Eintritt geplant“ und die Eintritts-Checkliste an.

Eintritt und Austritt mit Checkliste

1. Öffne Ein- & Austritt.
2. Jede Checkliste hat Punkte mit Fälligkeit, gerechnet vom Stichtag.
3. Hake erledigte Punkte ab. Was nicht passt, setzt du auf „nicht zutreffend“ mit Begründung.
4. Verschiebt sich der Termin, verschiebst du den Stichtag. Die Fälligkeiten wandern mit.

Die Vorlagen der Checklisten passt du unter Einstellungen → Checklisten an.

Dokumente erstellen und Lohnabrechnungen verteilen

1. Öffne Dokumente und wähle eine Vorlage (z. B. Einarbeitungsplan, Gesprächsprotokoll, Rückgabeprotokoll, Zusage).
2. Die Platzhalter füllt Personal aus der Akte. Prüfe den Text und erstelle das PDF.
3. Lohnabrechnungen verteilen: Lade die PDFs hoch. Personal ordnet sie über die Personalnummer im Dateinamen zu.
4. Gib Dokumente für die App frei. Du siehst, wer sie gelesen hat.
5. Aufräumen: Mehrere Dokumente markieren und archivieren. Archivieren blendet nur aus, nichts wird gelöscht.

Lohndaten prüfen und Monat abschließen

1. Öffne Lohndaten und wähle den Lohnmonat.
2. Je Person siehst du Vergütung, Ist- und Soll-Stunden, Sonn- und Feiertagsstunden, Abwesenheiten, genehmigte Spesen und Vorschüsse.
3. Ergänze Einmalzahlungen, Abzüge oder Hinweise.
4. Kläre die Prüfhinweise (z. B. nicht freigegebene Zeiten).
5. Klicke auf Abschließen. Der Monat ist dann eingefroren, Spesen gelten als ausgezahlt.
6. Gib die Lohnübergabe (Druck) oder die CSV an dein Lohnprogramm bzw. deinen Steuerberater.

Anfragen aus der Mitarbeiter-App bearbeiten

1. Neue Anfragen siehst du in der Übersicht und unter Anfragen (z. B. Arbeitszeugnis, Verdienstbescheinigung, Kopie eines Dokuments, Vorschuss).
2. Setze die Anfrage auf In Arbeit.
3. Antworte und hänge bei Bedarf ein Dokument an. Die Person bekommt eine Mail in ihrer Sprache.
4. Ablehnen geht nur mit Grund.
5. Ein genehmigter Vorschuss erscheint in den Lohndaten als Abzug.

Die Arbeitsbescheinigung für die Agentur für Arbeit gibt es in der App nur als Anfrage. Die Meldung machst du wie bisher auf dem vorgeschriebenen Weg.

Arbeitszeugnis mit dem Zeugnis-Assistenten

1. Öffne die Akte → Dokumente → Arbeitszeugnis.
2. Prüfe Eintritt und Tätigkeit. Fehlt etwas, trag es hier ein.
3. Wähle die Notenstufen (1–4) für Fachwissen, Arbeitsweise, Einsatz, Ergebnis, Gesamt und Verhalten.
4. Ergänze die Aufgaben und passe den Text frei an.
5. Prüfe die PDF-Vorschau und klicke auf Ausstellen. Das Zeugnis bekommt einen Prüfcode.
6. Das Original übergibst du auf Papier mit Unterschrift.

Lies jedes Zeugnis vor der Unterschrift genau. Bei Unsicherheit hol dir rechtlichen Rat.

Spesen und Änderungsmeldungen

Spesen:

1. Mitarbeitende reichen Spesen in der App mit Belegfoto ein.
2. Du genehmigst sie in Personal. Das Büro kann Spesen auch selbst erfassen.
3. Genehmigte Spesen erscheinen in den Lohndaten und werden mit dem nächsten Lohn ausgezahlt.

Änderungsmeldungen:

1. Mitarbeitende melden in der App neue Adresse, Bank, Kontakt, Notfallkontakt oder Steuerdaten.
2. Du siehst Vorher und Nachher und klickst auf Übernehmen.
3. Adresse und Kontakt änderst du zusätzlich in der zentralen Mitarbeiterliste von objektflow.

Gespräche, Ziele und Qualifikationen

1. Plane unter Gespräche & Ziele ein Gespräch (z. B. Probezeit-, Jahres-, Feedback- oder Austrittsgespräch). Leitfragen helfen dir.
2. Halte Ziele mit Fortschritt fest. Der Folgetermin wird automatisch angelegt.
3. In der Qualifikationen-Matrix trägst du ein: in Einarbeitung, selbstständig oder kann anleiten. Ist eine Qualifikation bei weniger als 2 Personen abgedeckt, wird sie rot.

Ausstattung ausgeben und zurücknehmen

1. Lege die Ausstattung im Katalog an (z. B. Arbeitskleidung, Handy, Schlüssel).
2. Gib sie gegen Unterschrift aus. Größen kommen aus dem Personalfragebogen.
3. Bei der Rückgabe hältst du den Zustand fest. Vor einem Austritt erinnert dich Personal an offene Rückgaben.

Schlüssel erfasst du nur mit Schlüssel-ID – nie mit Zugangscodes.

Mitarbeiter-App nutzen (für Mitarbeitende)

1. Öffne die Mitarbeiter-App und melde dich mit Personalnummer und PIN an.
2. Tippe auf Personal.
3. Das kannst du dort tun: - Lohnabrechnungen und Meine Dokumente ansehen. - Bescheinigungen: Eine Bestätigung deines Arbeitsverhältnisses sofort als PDF holen. - Anfragen: z. B. ein Arbeitszeugnis oder eine Verdienstbescheinigung anfragen. - Hochladen: Nachweise wie Führerschein oder Erste-Hilfe-Kurs. Keine Krankmeldungen. - Auslagen/Spesen mit Foto vom Beleg einreichen. - Meine Daten: Personalfragebogen ausfüllen, Änderung melden, Übersicht als PDF, PIN ändern. - Urlaub: Resturlaub und Abwesenheiten ansehen. - Meine Ausstattung und Befragung.

PIN vergessen? Tippe bei der Anmeldung auf „Erste Anmeldung oder PIN vergessen?“. Du bekommst einen Link an deine E-Mail.