Einsatz

1. Leistungen und Materialien anlegen

1. Gehe zu Stammdaten → Leistungen.
2. Klicke auf „+ Neu“ und gib der Leistung einen klaren Namen, z. B. „Treppenhausreinigung“, „Unterhaltsreinigung Büro“, „Hausmeisterrundgang“ oder „Wechselreinigung“.
3. Hinterlege Aufgaben (Checkliste). Diese Punkte haken deine Mitarbeitenden später in der App ab.
4. Unter Stammdaten → Materialien legst du Material an, das ihr verbraucht oder abrechnet.

2. Mitarbeitende anlegen und zur App einladen

1. Gehe zu Stammdaten → Mitarbeiter und klicke auf „+ Neu“.
2. Trage Name, Personalnummer und Sprache ein (Deutsch, Englisch, Arabisch, Italienisch oder Slowenisch).
3. Hinterlege das Arbeitszeitmodell mit Arbeitszeit von/bis. Daraus entstehen der grüne Arbeitszeit-Bereich und die Auslastungsbalken in der Plantafel.
4. Optional: Team (z. B. „Team A“), Urlaubsanspruch, Qualifikationen und Dokumente mit Ablaufdatum. Läuft ein Dokument bald ab, erinnert Einsatz die Admins.
5. Schalte die App-Freigabe ein und schicke die Einladung. Die Person legt ihre PIN beim ersten Anmelden selbst fest.

3. Kunden anlegen

1. Gehe zu Stammdaten → Kunden und klicke auf „+ Neu“.
2. Wähle Firma oder Privatperson. Beispiel: „Praxis Dr. Sommer“.
3. Trage Anschrift, Zahlungsziel und ggf. Skonto ein.
4. Lege Ansprechpartner an (Telefon, E-Mail, Haupt- oder Rechnungskontakt).
5. Braucht der Kunde eine E-Rechnung, trage die Art (PDF, ZUGFeRD oder XRechnung) und ggf. die Leitweg-ID ein.
6. Geht die Rechnung an eine andere Stelle, trage eine abweichende Rechnungsanschrift mit Rechnungs-E-Mail ein.

Gut zu wissen
Auf der Kundenseite siehst du die Karte „Objekte“: alle Objekte des Kunden, wohin deren Rechnung geht, aktive Aufträge und den nächsten Einsatz. Änderungen, die der Kunde im Portal gemacht hat, sind dort 14 Tage lang gelb markiert.

4. Objekt anlegen

1. Öffne den Kunden und klicke in der Karte „Objekte“ auf „+ Objekt“.
2. Trage Objektart, Adresse und Lage ein (z. B. „WEG Lindenhof 14, Treppenhaus Haus A“). Der Objektname wird nach eurer Namensregel vorgeschlagen; ein eigener Name ist möglich.
3. Prüfe die Adresse genau. Die App prüft beim Einchecken per GPS, ob die Person am richtigen Ort ist.
4. Trage Weg und Zugang sowie Hinweise für Mitarbeiter ein. Schreibe keine Codes oder Passwörter hinein.
5. Optional: Räume anlegen. Hast du einen Raumplan als PDF oder Foto, kannst du ihn unter „Raumpläne & Raumbuch“ hochladen und die Räume erkennen lassen, falls die KI-Funktion in deiner Umgebung eingeschaltet ist. Prüfe die Tabelle immer, bevor du sie übernimmst.
6. Optional: Im Abschnitt Rechnung eine eigene Rechnungsanschrift für dieses Objekt hinterlegen. Rechnungen dieses Objekts werden dann getrennt erstellt.

5. Interessenten erfassen und kalkulieren

1. Gehe zu Vertrieb → Interessenten und lege den möglichen Kunden an.
2. Gehe zu Vertrieb → Kalkulationen und klicke auf „+ Neu“.
3. Wähle Interessent oder Kunde, Objekt und Laufzeit.
4. Lege je Leistung einen Block an: Flächen oder Räume, Leistungswerte, Zuschläge.
5. Unten siehst du den Preis gesamt, monatlich und pro Ausführung, jeweils mit Marge.
6. Klicke auf „Angebot erstellen“ oder direkt auf „Auftrag erstellen“.

Tipp: Unter Vertrieb → Leistungsverzeichnisse hältst du wiederkehrende Leistungstexte fest.

6. Angebot versenden und Annahme verfolgen

1. Öffne das Angebot unter Vertrieb → Angebote und prüfe Positionen und Texte.
2. Schließe das Angebot ab. Es entsteht ein PDF.
3. Versende es. Der Kunde kann das Angebot über einen Link oder im Kundenportal annehmen oder ablehnen.
4. Nimmt der Kunde an, bekommst du eine Nachricht. Lege dann aus dem Angebot den Auftrag an.
5. Ein Interessent lässt sich in einen Kunden umwandeln, als verloren markieren oder wieder öffnen.

7. Auftrag mit dem Assistenten anlegen

1. Gehe zu Aufträge → Aufträge und klicke auf „+ Neu“. Der Assistent führt dich durch fünf Schritte:
2. Auftragsdetails: Kunde, Objekt, Startdatum. Fehlt der Kunde oder das Objekt, lege ihn direkt hier mit „+ Neuer Kunde“ oder „+ Neues Objekt“ an. Dein Zwischenstand bleibt erhalten.
3. Leistungen: Leistungen aus dem Katalog wählen, Aufgaben prüfen.
4. Abrechnung: je Leistung eine Abrechnungsposition: Typ (Leistung, Anfahrt, Material), Titel und Beschreibung für die Rechnung, Modell (Einmalig, Wiederholend oder Pro Einsatz), Menge (aus Zeiterfassung, Plandauer, fester Menge oder Eingabe), Einheit, Preis und Steuersatz.
5. Schichten & Einsätze: wiederkehrendes Zeitfenster festlegen (Wochentage, Rhythmus, Uhrzeit, Dauer) und Ausführende wählen. Die Tabelle zeigt dir die Auslastung je Mitarbeiter in der Startwoche. Mit „Plantafel ansehen“ prüfst du die Kapazität in einem neuen Tab.
6. Prüfen: Angaben kontrollieren und fertigstellen.

Du kannst ab Schritt 2 jederzeit „Als Entwurf speichern“ und später weitermachen.

8. Auftrag aktivieren und Einsätze erzeugen

1. Öffne den Auftrag. Ein Entwurf zeigt oben den Hinweis mit „Auftrag aktivieren“.
2. Klicke auf „Auftrag aktivieren“.
3. Einsatz erzeugt die Einsätze aus den Schichten automatisch für die nächsten Wochen (Standard: 8 Wochen voraus). Feiertage werden berücksichtigt.
4. Hat der Auftrag noch keine Einsätze, zeigt die Auftragsseite „Schicht erstellen“ oder „Einzelnen Einsatz erstellen“.
5. Prüfe die Karte Abrechnungen. Ein roter Hinweis „Ohne Abrechnung“ heißt: Für diesen Auftrag entsteht keine Rechnung. In der Auftragsliste filterst du solche Aufträge über den roten Chip „Ohne Abrechnung“.

9. Einsätze in der Plantafel planen

1. Gehe zu Aufträge → Plantafel.
2. Wähle oben die Ansicht: Tag, Woche oder 2 Wochen. Mit ‹ › und „Heute“ blätterst du.
3. Jede Zeile ist ein Mitarbeiter mit zwei Auslastungsbalken (Woche, Monat). Grün = Arbeitszeit, schraffiert = nicht verfügbar, orange = abwesend.
4. Neue oder unbesetzte Einsätze stehen in der Zeile „Ohne Ausführer“.
5. Ziehen verschiebt einen Einsatz (Uhrzeit, Tag oder Mitarbeiter). An der Kante ziehen verlängert oder verkürzt ihn.
6. Neuer Einsatz: Anfang anklicken, Ende anklicken. Der Balken folgt der Maus.
7. Die gestrichelte Linie vor einem Einsatz zeigt die geplante Anfahrt in Minuten. Rot heißt: Die Zeit zwischen zwei Einsätzen reicht nicht.
8. Ein roter, pulsierender Punkt zeigt: Hier ist gerade jemand eingecheckt. Die Plantafel aktualisiert sich alle 20 Sekunden selbst.

Ein Klick auf den Mitarbeiternamen öffnet seine Stammdaten.

10. Wochenplan mit Teams nutzen

1. Gehe zu Plantafel → Wochenplan.
2. Zeilen sind Teams, Spalten sind Woche A und Woche B (Montag bis Freitag). So siehst du alle wiederkehrenden Termine auf einen Blick.
3. Kennzeichen: A/B = alle 14 Tage, M = anderer Rhythmus, „ab …“ = beginnt später.
4. Ziehen ändert Tag, Woche oder Team ab heute. Klick öffnet die Bearbeitung (Tage, Rhythmus, Uhrzeit, Ausführende). Künftige Einsätze werden neu erzeugt.
5. Unter „Ansicht“ legst du fest, welche Kalenderwoche Woche A ist.

11. Vertretung bei Urlaub oder Krankheit regeln

1. Öffne die Plantafel.
2. Klicke auf den Zeilenkopf der abwesenden Person und wähle „Vertretung“.
3. Wähle den Zeitraum.
4. Übergib die Einsätze an eine Kollegin oder einen Kollegen, oder gib sie frei. Freigegebene Einsätze landen in „Ohne Ausführer“.
5. Für einen dauerhaften Wechsel nutzt du „Mitarbeiter ersetzen“.

12. Abwesenheiten bearbeiten

1. Gehe zu Personal → Abwesenheiten.
2. Anträge aus der Mitarbeiter-App genehmigst oder lehnst du hier ab.
3. Neue Abwesenheit: im Kalender Anfang und Ende anklicken, Art wählen (Urlaub, Krankheit, sonstige Abwesenheit).
4. Abwesende Personen sind in der Plantafel orange markiert. In der Seite Einsätze zeigt die Leiste „Nicht da“, wer fehlt, und eingeplante Abwesende sind markiert.

13. Einsätze prüfen, erledigen oder absagen

1. Gehe zu Aufträge → Einsätze.
2. Filtere nach Zeitraum, Status oder Mitarbeiter, oder suche nach Objekt oder Kunde.
3. Klicke auf einen Einsatz. Ein Fenster öffnet sich mit Fakten, Anweisungen und Zugang, Mitarbeitenden und den Reitern Tätigkeiten, Zeiten, Abrechnung, Fotos, Verlauf.
4. Hier kannst du umplanen, Mitarbeitende ändern, den Einsatz als erledigt markieren oder absagen.
5. Im Reiter Fotos siehst du Fotos und Videos aus der App.

14. Tickets und Schäden bearbeiten

1. Gehe zu Aufträge → Tickets. Hier landen Reklamationen und Terminanfragen aus dem Kundenportal sowie Hinweise aus der App.
2. Bearbeite das Ticket: einplanen, erledigen oder ablehnen. Der Kunde bekommt dazu eine Nachricht in seiner Konversation.
3. Schadensmeldungen aus der App findest du unter Aufträge → Schäden, sortiert nach Kunde.
4. Für einen Schadensbericht: Meldungen auswählen → Texte prüfen → Fotos an oder aus → PDF-Vorschau → „Prüfen erledigt – senden“. Der Bericht geht per E-Mail an den Kunden und liegt im Kundenportal unter „Unterlagen“.

15. Zeiterfassungen freigeben

1. Gehe zu Personal → Zeiterfassungen.
2. Einsatz arbeitet nach dem Ausnahme-Prinzip mit einer Ampel: - Grün: passt. Wird einmal täglich automatisch freigegeben (Standard: 17:45 Uhr). - Gelb: bitte prüfen. Der Grund steht dabei, z. B. „Dauer über Plan“ oder „Fahrzeit nicht gestempelt“. - Rot: läuft noch, kürzer als 5 Minuten (Fehltipper) oder „Auschecken vergessen“.
3. Prüfe gelbe und rote Zeiten, korrigiere sie bei Bedarf und gib sie frei.
4. Die Seite „Fehler je Mitarbeiter“ zeigt dir, wer in den letzten 30 Tagen öfter Fehler macht. So kannst du gezielt nachschulen.

16. Lohn vorbereiten

1. Gehe zu Personal → Lohnvorbereitung.
2. Wähle den Abrechnungszeitraum.
3. Prüfe je Mitarbeiter die freigegebenen Stunden, Abwesenheiten und die Kennzeichen für Sonn- und Feiertagsarbeit (für Zuschläge).
4. Gib die Werte an deine Lohnbuchhaltung weiter.

Wichtig: Gib vorher alle Zeiten frei. Offene Zeiten fehlen sonst in der Lohnvorbereitung.

17. Aus Ausstehenden Posten Rechnungen erstellen

1. Aus den Abrechnungspositionen der Aufträge entstehen nachts automatisch Ausstehende Posten.
2. Gehe zu Buchhaltung → Ausstehende Posten.
3. Kläre Posten mit dem Hinweis „Menge fehlt“ (z. B. Einsatz noch nicht abgeschlossen).
4. Wähle die Posten aus und klicke auf „Bündeln“: je Kunde, je Objekt oder je Monat.
5. Prüfe die Vorschau und erstelle die Rechnungen.
6. Posten, die du anders abrechnest, markierst du als „Extern abgerechnet“.

18. Rechnung prüfen, abschließen und versenden

1. Gehe zu Buchhaltung → Rechnungen und öffne den Entwurf.
2. Prüfe Empfänger, Leistungsort, Positionen und Fälligkeit. Ob das Objekt auf der Rechnung steht, steuerst du am Kunden oder am Objekt.
3. Schließe die Rechnung ab. Danach ist sie unveränderlich und bekommt ihre fortlaufende Nummer.
4. Versende die Rechnung per E-Mail. Je nach Kunde mit PDF oder als E-Rechnung (ZUGFeRD oder XRechnung).
5. Fehler in einer abgeschlossenen Rechnung? Storniere sie und erstelle eine neue. Löschen ist nicht möglich.

Für Subunternehmer erstellst du unter Buchhaltung → Gutschriften eine Gutschrift.

19. Zahlungen erfassen

1. Öffne die Rechnung oder gehe zu Buchhaltung → Zahlungen.
2. Erfasse die Zahlung mit Datum und Betrag. Teilzahlungen und Skonto sind möglich.
3. Bleibt ein kleiner Rest offen, den du nicht mehr einforderst, buche ihn als Abschreibung.
4. Hat der Kunde ein SEPA-Mandat erteilt, steht das auf der Kundenseite unter SEPA-Mandate.

20. Mahnungen erstellen

1. Gehe zu Buchhaltung → Mahnwesen.
2. Einsatz zeigt dir überfällige Rechnungen mit einem Vorschlag für die nächste Mahnstufe (1 bis 4).
3. Prüfe jeden Fall. Hat der Kunde schon gezahlt oder angerufen? Dann erst die Zahlung erfassen.
4. Erstelle und versende die Mahnung.
5. In der letzten Stufe kannst du die Forderung an ein Inkasso übergeben. Der Status im Kundenportal zeigt dann „beim Inkasso“.